 | Chapter 19. Acquisitions |  |
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| | Chapter 19. Acquisitions | |
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Si vous avez rendu l'utilisation obligatoire d'un budget pour les acquisitions, vous devez avoir un budget défini dont le solde est positif. Pour plus d'informations, consulter ???.
Un budget est affecté à un seul établissement durant un seul exercice de cet établissement. Pour plus d'informations, consulter plus haut Section 2, “Coordonnées” et Section 3, “Exercices comptables”.
Pour créer un budget, cliquez sur Ajouter un budget. Si vous avez défini plusieurs établissements, vous devrez auparavant choisir à quel établissement est affecté ce budget.
Un budget est défini par
un libellé, par exemple DVD
un exercice actif correspondant
une affectation, soit globale soit par rubrique.
Si l'affectation est par rubriques, le montant total de votre budget sera calculé à partir du montant de chacune des rubriques qui le compose. Le montant de chaque rubrique sera calculé à partir du montant de ses sous-rubriques, et ainsi de suite. Le mode de calcul est alors pyramidal.
Si l'affectation est globale, un montant est affecté à l'ensemble du budget. Les éventuelles rubriques de votre budget ne pourront pas alors avoir de montant défini et serviront simplement à détailler l'enveloppe globale.
un statut : un budget est en préparation avant d'être activé, il n'est alors plus modifiable. Le budget peut ensuite être clôturé une fois l'exercice achevé.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre budget. Une fois votre budget enregistré, vous pourrez y ajouter des rubriques.
Vous ne pouvez ajouter de rubriques à un budget que s'il n'est pas clôturé. Pour ajouter une rubrique, une fois que celui-ci est enregistré, affichez le budget en modification, puis cliquez sur Ajouter une rubrique.
Une rubrique budgétaire est définie par
un libellé, par exemple Romans peut être une rubrique du budget Livres
un montant si le montant du budget est affecté par rubrique. Pour plus d'informations, consulter plus haut Section 7.1, “Création d'un budget”.
Attention, si vous définissez ensuite des sous-rubriques, ce sera la somme de leurs montants qui sera retenue comme montant global de cette rubrique. Dans le cadre d'un budget affecté par rubrique, vous n'avez besoin d'affecter des montants qu'aux plus petits éléments de votre budget.
un numéro de compte pour permettre un rapprochement avec la comptabilité de votre structure (cette mention n'est pas obligatoire)
des commentaires éventuels
vous pouvez également donner les droits à un ou plusieurs des utilisateurs de PMB d'utiliser cette rubrique de votre budget.
Une fois la rubrique de votre budget enregistrée, vous pouvez éventuellement lui ajouter des sous-rubriques en cliquant sur le bouton correspondant.
Une fois votre budget défini, vous pouvez l'activer en l'affichant en modification. Une fois le budget activé, vous pouvez l'utiliser dans des commandes.
Pour réaliser des commandes, préparer des devis, vous devez utiliser l'onglet Acquisitions. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de l'onglet Acquisitions, consultez le Guide de l'Utilisateur PMB, chapitre Acquisitions.
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