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La circulation des ouvrages dans une bibliothèques désigne la gestion des exemplaires que possède la bibliothèque et leur communication aux lecteurs. On parle souvent également d'opérations de prêt.
Le menu latéral de l'onglet circulation présente 4 rubriques : Circulation, Visualisation, Réservation et Relances (cette dernière uniquement si la Gestion Financière des lecteurs est activée, pour plus d'infos consulter le Guide de l'Administrateur, rubrique Gestion Financière).
Dans la partie Circulation vous pouvez gérer les lecteurs et les prêts.
La partie Visualisation affiche des informations sur les documents de la bibliothèque.
La partie Réservation sert à gérer les réservations que font les lecteurs.
La partie Relances vous permet de gérer le niveau de relances de vos lecteurs pour leurs retards.
Le prêt de document est très simple et peut être intégralement réalisé à l'aide d'une douchette. Il suffit de doucheter d'abord le code barre de la carte du lecteur, puis celui des ouvrages empruntés. La douchette remplace la saisie du code barre et la frappe sur la touche "entrée" du clavier.
Il faut naturellement avoir déjà des ouvrages et des lecteurs saisis dans la base pour permettre le prêt.
La création des lecteurs et de leurs cartes est expliquée plus loin.
Exemple prêtons Bac en poche à notre lecteur Chewbacca (code barre de la carte de lecteur 100003).
Son code barre est saisi ou lu par la douchette pour identifier l'emprunteur.
On peut également saisir tout ou partie du nom du lecteur pour le sélectionner dans une liste. Ici contentons nous de saisir la lettre "c" pour Chewbacca.
Cliquez dans la liste des résultats de la recherche sur le lecteur Skywalker.
La fiche lecteur est dépliable à l'aide de l'icône + située en face du nom du lecteur. Vous pouvez paramétrer PMB pour arriver sur une fiche lecteur dépliée ou repliée.
Pour désactiver l'affichage déplié par défaut de la fiche lecteur, dans Administration > Outils > Paramètres, développez le groupe de paramètres Emprunteur et définissez fiche_depliee à 0.
Le code barre d'un exemplaire de Bac en poche est 100003.
Il suffit de saisir ce code barre dans le champ "nouveau prêt" pour effectuer le prêt. Saisissez le code barre et validez. Le prêt est alors ajouté dans la liste des prêts en cours.
Vous pouvez alors annuler le prêt à la volée (dans ce cas, le prêt n'est pas comptabilisé en statistiques, contrairement à un prêt suivi d'un retour même immédiat).
Vous pouvez également imprimer un ticket de prêt. Il s'agit d'un fichier PDF généré par PMB. Sous Windows, le bouton imprimer le ticket de prêt lance le plugin d'affichage Acrobat et affiche un ticket de prêt imprimable mentionnant le lecteur, l'exemplaire emprunté et la date de retour prévue. Il suffit alors de cliquer sur l'icône "imprimer" d'Acrobat pour imprimer ce ticket de prêt.
Le lancement d'Acrobat pour visionner le ticket de prêt peut être parfois lent selon votre machine. Dans ce cas, prenez votre mal en patience ou lancez Acrobat à l'avance.
Note Si votre ouvrage possède un statut particulier interdisant le prêt, mais que cette interdiction peut être levée, PMB vous demande alors si vous voulez forcer le prêt ou non.
Dans notre exemple, les paramètres de la bibliothèque (nom, adresse, logo) sont configurés pour PMB Services. Ces paramètres sont configurables dans l'onglet administration. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur de PMB, section Outils.
Autres opérations réalisables depuis la fiche lecteur :
Réaliser un prêt express
Le prêt express permet de prêter des ouvrages non catalogués. Cliquez sur Prêt express pour saisir les informations nécessaires au prêt d'un ouvrage non catalogué.
Saisissez un titre et un ISBN. Définissez un type de document (pour pouvoir gérer les durées de prêt et les éventuels quotas).
Ensuite douchettez votre code barre d'exemplaire, ou saisissez le et validez.
Vous pourrez ensuite rechercher cet ouvrage et en compléter le catalogage.
Modifier les données du lecteur (permet également de renouveler l'inscription), voir créer un lecteur plus loin.
Pour modifier les données du lecteur, cliquez sur le bouton modifier.
Prolonger un prêt existant
Pour prolonger un prêt, cliquez sur le bouton de la date de retour. Dans le popup calendrier qui est ensuite ouvert, choisir la nouvelle date de retour. Dans ce popup, utilisez les flèches pour vous déplacer d'un mois, et les doubles flèches pour vous déplacer d'un an.
Prolonger à la volée l'ensemble des prêts. Pour prolonger les prêts, cliquez sur le bouton + pour tout sélectionner, puis cliquez sur le bouton de date "Prolonger le prêt des ouvrages cochés jusqu'au".
Supprimer le lecteur : n'est possible que si le lecteur n'a plus de prêt en cours. Si des prêts sont en cours, leurs retours doivent être effectués avant.
Imprimer la fiche de prêt : imprime la liste des exemplaires empruntés et les réservations en cours. Pour imprimer la fiche de prêt,
Imprimer la carte de lecteur.
Créer un nouveau lecteur.
Le bouton Ajouter une réservation permet de réserver un ouvrage.
Après avoir cliqué sur Ajouter une réservation, vous pouvez effectuer une recherche. Une fois l'ouvrage à réserver trouvé, cliquer sur son titre l'insère dans la liste des réservations.
L'activation de la gestion financière affiche l'état des comptes du lecteur sous ses informations personnelles.
Si vous ne voyez pas la liste des trois
comptes, la gestion financière des lecteurs n'a pas été activée. Pour
plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur
PMB, chapitre Gestion financière des
lecteurs.
Le paramétrage de la gestion financière des lecteurs dans PMB se fait dans l'onglet Administration, via Outils > Paramètres. Seule son utilisation au quotidien est décrite ici.
Si vous créez un nouveau lecteur adulte, par exemple Jar-Jar Bings, et que vous avez fixé un tarif d'adhésion pour le type de lecteur "adulte", à la création de ce lecteur, son compte adhésion sera débité du montant correspondant.
En bref Pour plus d'informations sur la création des lecteurs, consulter dans ce chapitre la section Nouveau lecteur.
Le compte abonnement du lecteur créé est débité du montant de l'adhésion. Pour saisir le paiement de l'adhésion, cliquez sur Solde abonnement.
Si le compte du lecteur est négatif, différentes opérations sont réalisables :
Encaissement rapide : permet de saisir rapidement le règlement d'un lecteur. Lors de l'encaissement rapide, toutes les transactions sont automatiquement validées. Cliquez sur Encaissement rapide et saisissez le montant payé par le lecteur.
Encaisser : permet de saisir un paiement. La transaction n'est pas validée automatiquement.
Valider les transactions cochées : valide une transaction.
Supprimer les transactions cochées
Opération spéciale
Les opérations spéciales permettent notamment de :
créditer le compte ("cadeau" fait au lecteur) et éventuellement de passer le montant en perte. Dans ce dernier cas, le montant est décaissé du compte de la bibliothèque.
débiter le compte ("sanction" faite au lecteur).
créditer le compte et encaisser : saisir un paiement du lecteur
débiter le compte et décaisser : saisir une amende pour le lecteur et éventuellement la passer en perte. Dans ce dernier cas, le montant est décaissé du compte de la bibliothèque. Ceci permet notamment de rendre compte d'une amende pour détérioration d'un ouvrage.
Dans notre exemple, pour saisir le paiement de la cotisation de 5 € du lecteur Jar-Jar Bings, cliquez sur Encaissement rapide et saisissez le montant du paiement.
Note : vous pouvez à tout moment revenir sur la fiche du lecteur en cliquant sur le lien Retourner à la fiche du lecteur.
Si coût du prêt d'un DVD est fixé à 3 €, lors du prêt d'un DVD à notre lecteur, son compte prêts sera débité du montant correspondant.
Note pour plus d'information sur le prêt de documents, consulter dans ce chapitre la section Prêt de documents.
Les prix des prêts sont toujours fixés sans être validés. Pour valider la transaction, cliquez sur Solde prêt de documents. Vous pouvez la valider ou la supprimer en cochant la case de sélection et en choisissant l'action appropriée.
Pour plus d'informations sur les différentes possibilités d'actions (encaissement, décaissement, ...) consulter plus haut la section Solde abonnement .
Lors du retour d'un document en retard, selon le paramétrage réalisé dans l'onglet Administration, un blocage du prêt pour le lecteur peut être réalisé. De même selon vos paramètres, des amendes peuvent être octroyées.
Le paiement se gère comme pour toutes les autres transactions depuis la fiche du lecteur.
Pour plus d'informations sur les différentes possibilités d'actions (encaissement, décaissement, ...) consulter plus haut la section Solde abonnement .
Pour enregistrer le retour d'un document, vous devez douchetter le code barre du document retourné ou le saisir et cliquer sur suivant. La carte de lecteur n'est pas nécessaire.
Un message de confirmation est affiché pour permettre de vérifier éventuellement que le code barre correspond bien à l'ouvrage rendu.
Cet affichage donne le nom du lecteur qui a rendu l'ouvrage. Le bouton "voir" permet d'accéder à sa fiche lecteur. Par exemple pour ensuite saisir ses prêts.
Sont également affichés :
le type d'exemplaire, la localisation, la section et la cote de l'exemplaire rendu.
si le retour est en retard, le nombre de jours de retard
si l'ouvrage est réservé, le message "Réservé pour le lecteur..."
le nom de l'emprunteur précédent de l'ouvrage
le message de l'exemplaire, le cas échéant
les réservations éventuelles
La fiche de lecteur est également affichée et permet de réaliser à la volée un certain nombre d'opérations : prolonger un prêt ou placer une réservation par exemple. Pour plus d'informations, consulter la section Fiche de lecteur plus haut.
Des amendes financières ainsi que des suspensions de prêts peuvent être octroyées à des lecteurs. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administration de PMB, chapitre Gestion financière des lecteurs.
La fonctionnalité Groupes de lecteurs permet à PMB de satisfaire aux gestionnaires documentaires qui veulent gérer leurs lecteurs par groupes : classes, familles, etc.
Chacun des lecteurs doit avoir un numéro unique dans PMB (code-barres). Suivant votre paramétrage, PMB vous propose d'affecter au nouveau lecteur un code équivalent au plus grand code barre dans la base +1.
Pour plus d'informations sur le paramétrage de PMB, consulter le Guide de l'Administrateur de PMB, section Outils.
Une fois le numéro de carte du lecteur défini, cliquer sur suivant vous amène à l'écran de saisie des informations du nouveau lecteur.
Remarque : la validation (clic sur le bouton suivant) est automatique avec une douchette.
Vous pouvez saisir les données personnelles du lecteur depuis cet écran.
Si des champs personnalisables ont été définis dans Administration > Lecteurs > Personnalisés, ils sont visibles en bas de la fiche lecteur. Sur l'écran ci-dessus, vous pouvez remarquer le paramètre personnalisé entreprise. Pour saisir un autre code barre, remplacez cette proposition par le code de votre choix ou douchettez le code barre à affecter.
Si vous saisissez un code barre déjà affecté, PMB vous renverra un message d'erreur.
A noter :
Un nom et un prénom doivent toujours être saisi
La date de naissance fait partie des statistiques obligatoires demandées par les BDP aux bibliothèques de leur réseau. Elle doit être saisie si le paramètre empr.birthdate_optional est activé (valeur 1). Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur PMB, chapitre Outils, section Paramètres.
les champs identifiant OPAC et Mot de passe OPAC définissent les identifiants du lecteur dans l'OPAC (par le formulaire de connexion situé généralement à gauche de l'écran). Si ces champs ne sont pas renseignés lors de la création du lecteur, ils auront par défaut les valeurs suivantes :
pour l'identifiant : première lettre du prénom + nom.
pour le mot de passe : année de naissance (AAAA) si elle est renseignée, sinon 0.
les éventuels champs personnalisés sont affichés en bas de la fiche lecteur. Ils vous permettent d'ajouter des informations de tout type à une fiche lecteur. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur de PMB, chapitre Lecteurs.
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| 5. Valeurs par défaut de l'application |  | 2. Paniers de lecteurs |
