 | Chapter 8. Catalogue |  |
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| | Chapter 8. Catalogue | |
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La saisie d'une nouvelle notice se fait en deux écrans : un numéro d'identification (ISBN) est d'abord demandé mais il n'est pas obligatoire de le saisir. Si un EAN est saisi, il est alors converti en ISBN.
L'ISBN est le numéro de dépôt légal des livres et se lit à l'intérieur de l'ouvrage, en face de la page qui reprend le titre, l'auteur, etc. L'EAN est le code-barres commercial du document.
Si le numéro saisi correspond à un ouvrage déjà présent en base, la notice est alors affichée, vous pouvez immédiatement y ajouter un exemplaire. Ceci permet un dédoublonnage de la base dès le catalogage. Il existe d'autres possibilité de dédoublonnage dans PMB, sur le titre, l'auteur, etc., voir plus loin Section 2.4, “Dédoublonnage”
Cliquez ensuite sur suivant pour poursuivre la création de la notice.
Dans la liste déroulante située en haut du formulaire, vous pouvez choisir entre différents types de supports :
texte imprimé
texte manuscrit
partition musicale imprimée
partition musicale manuscrite
document cartographique imprimé
document cartographique manuscrit
document projeté ou vidéo
enregistrement sonore non musical
enregistrement sonore musical
document graphique à deux dimensions
document électronique
document multimédia
objet à 3 dimensions, artéfacts, ...
Ces supports correspondent aux supports de documents définis par la norme UNIMARC.
Attention : ne pas confondre avec type de document, qui correspond à l'exemplaire.
Le titre propre est le titre principal d'un ouvrage.
Même si le titre est généralement présent sur la couverture ou la tranche de l'ouvrage, il faut le lire sur la page de titre car il est parfois différent du titre de couverture. Dans ce cas, le titre de couverture sera spécifié ailleurs (zone de note).
Vous pouvez également définir le titre propre d'un auteur différent, un titre parallèle, ainsi qu'un complément du titre.
Le titre parallèle correspond par exemple au titre de l'ouvrage dans la langue d'origine.
Enfin, vous pouvez définir un titre de série. Un titre de série est un titre commun à différents ouvrages d'un même auteur. Par exemple Les aventures de Tintin de Hergé. Le champs "Partie de" est différent des champs de titre. Pour spécifier un titre de série, cliquez sur le bouton "..."
Choisissez ensuite un titre de série dans le popup.
Si votre titre de série ne figure pas dans la liste du popup, cliquez surcréer un titre de série. Saisissez ensuite le titre de série, cliquez sur Enregistrer puis sélectionnez votre titre de série dans la liste. Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer un titre de série dans le popup. Pour modifier ou supprimer un titre de série, dans l'onglet Autorités, choisissez dans le menuTitres de série. Pour plus d'informations, voir Chapter 9, Autorités .
Le titre de série sélectionné est ensuite affiché dans le formulaire de la notice.
Figure 8.20. La saisie d'un auteur se fait soit lors du catalogage, soit avec l'onglet "autorités" Le titre de série sélectionné est affiché
Pour effacer un titre de série sélectionné, cliquer sur le bouton "X"
Vous pouvez également spécifier un n° de partie. Par exemple, Les aventures de Tintin, n° 11.
Pour sélectionner un auteur, cliquez sur le bouton "..." puis sélectionnez l'auteur dans le popup de recherche d'auteur. Pour rechercher un auteur, tapez quelques lettres de son nom puis cliquez sur Rechercher. Les résultats de la recherche sont alors affichés.
Si l'auteur de l'ouvrage que vous souhaitez cataloguer n'est pas déjà enregistré, ajoutez le en cliquant sur le bouton Ajouter un auteur.
La saisie d'un auteur se fait soit lors du catalogage, soit avec l'onglet "autorités". Pour plus d'informations sur la création d'un auteur, voir Section 1.1.1.3, “Ajouter un auteur”.
Si le terme "auteur" convient à l'auteur d'un livre, on parlera davantage d'un metteur en scène pour un film. Il s'agit alors de la fonction de l'auteur par rapport à l'ouvrage dont il est le responsable. Puis sélectionner une fonction, cliquer sur le bouton "...". Vous pouvez effacer la fonction d'un auteur en cliquant sur "X".
Quelques remarques :
il ne peut y avoir qu'un auteur principal pour un ouvrage, mais il peut y avoir plusieurs autres auteurs, et/ou plusieurs auteurs secondaires. Pour sélectionner un autre auteur ou un auteur secondaire cliquez sur le bouton "..." correspondant. Pour ajouter un auteur supplémentaire, cliquez sur le bouton "+".
pour effacer un auteur ou une fonction sélectionné, cliquez sur le bouton "X"
La saisie des collections, sous-collections, titres de séries se fait soit lors de la création d'une notice (possibilité uniquement d'ajouter des données), soit avec l'onglet "autorités". Commencez par remplir sous-collection le cas échéant, sinon collection ou enfin éditeur.
De manière générale, choisissez l'élément le plus spécifique en premier. Choisissez la sous-collection, puis la collection enfin l'éditeur.
Dans le popup de sélection de la sous-collection, sélectionnez une sous-collection ou choisissez créer une sous-collection, remplissez les champs connus puis cliquez sur le bouton de sélection de la collection mère de cette sous-collection.
Dans le popup de sélection de la collection dont fait partie notre sous-collection, sélectionnez une collection ou choisissez créer une collection, remplissez les champs connus sauf l'éditeur puis cliquez sur le bouton de sélection de l'éditeur.
Dans le popup de sélection de l'éditeur, sélectionner un éditeur ou choisir créer un éditeur et compléter les champs.
Une fois notre saisie finie, sélectionnez l'éditeur de la collection, puis la collection de notre sous-collection enfin enregistrez la sous-collection et sélectionnez la.
Une collection correspond à un choix éditorial et se caractérise généralement par un format physique commun : PUF, collection Que Sais-je ?
Une sous-collection répond au même souci à un niveau supérieur : Nathan Université, collection 128, sous-collection Histoire.
Quelle différence y-a-t-il entre collection et titre de série ? Un titre de série correspond à un ouvrage en plusieurs volumes, chaque volume a un titre propre et l'ensemble des volumes en a un autre.
Exemple Pullman, Philip Titre de série A la croisée des mondes Numéro de partie Volume 1 Titre propre Les royaumes du Nord Editeur Gallimard Collection Folio junior
Pour réaliser cette saisie, il faut créer sous PMB les collections et titres de série avant de les sélectionner. Le numéro de partie comme le titre de chaque volume sont à saisir lors de la rédaction de la notice d'ouvrage.
L'ISBN, s'il a été saisi avant le reste de la notice, est affiché ici. Pour le modifier ou le renseigner, cliquez sur le bouton "..." pour ouvrir un popup et pouvoir douchetter l'EAN de l'ouvrage, ou saisir son ISBN. Cette saisie se fait dans un popup pour éviter que la validation qui suit une lecture de code-barres ne ferme la notice en cours d'édition.
PMB convertit les EAN saisis (code-barres commerciaux) automatiquement en ISBN.
La collation précise différentes informations liées à l'aspect physique du document : importance matérielle, illustrations, format, prix public de l'éditeur, matériel d'accompagnement.
Les notes sont de trois types : générale, liée au contenu (sommaire du document, appréciation), ou un résumé (par exemple le résumé d'un roman en quatrième de couverture).
Le pavé d'indexation est composé de trois indexations différentes :
Catégories : ajout d'une catégorie du thésaurus interne de PMB. Pour plus d'informations sur les catégories, voir Section 1.2, “Catégories” .
Pour sélectionner une catégorie, cliquez sur le bouton "...". Pour ajouter une catégorie supplémentaire, cliquez sur le bouton "+". Pour supprimer la sélection d'une catégorie, cliquez sur le bouton "X".
Vous pouvez créer une catégorie en cliquant sur le bouton Ajouter.
Indexation décimale : ajout d'une indexation décimale. Pour plus d'informations, consultez le chapitre Autorités, section Indexation.
Indexation libre : vous pouvez ici ajouter des mots clés librement, séparés par des espaces. Vous pouvez par exemple spécifier des mots clés, ou une indexation libre d'un thésaurus non intégré à PMB (vedettes Blanc-Montmayeur par exemple).
Vous pouvez ici spécifier une langue d'origine de la publication, celle-ci est définie par défaut dans les préférences de l'utilisateur. Pour plus d'informations, consultez le chapitre Préférences utilisateurs.
Les codes langues sont définis par la norme UNIMARC.
Vous pouvez également définir une langue originale, si l'ouvrage décrit est une traduction.
L'URL associée doit être saisie dans son intégralité de préférence (y compris le http://) pour être sûr du fonctionnement des liens, quel que soit le navigateur internet de l'utilisateur.
Le format électronique de la ressource est laissé à la discrétion du catalogueur. Préférez un début de champ tel que "fichier", par exemple "fichier PDF" ou "fichier Acrobat", et des mentions génériques : "site internet".
Enfin, le cas échéant, en bas de la notice, vous pouvez définir les valeurs de vos champs personnalisés.
Les champs personnalisables des notices sont des informations supplémentaires, vous pouvez les créer dans Administration > Notices > Personnalisables. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur, chapitre Notices.
Si aucun champ personnalisé n'est défini, ce pavé n'est pas affiché.
Une fois les différents champs de la notice complétés, cliquez sur Enregistrer.La notice est enregistrée, vous arrivez sur la liste des exemplaires de l'ouvrage.
l'écran suivant présente la notice au format ISBD et les éventuels exemplaires qui lui correspondent.
Pour modifier la notice de l'ouvrage, cliquez sur Modifier. La modification d'une notice affiche le même écran que la création d'une notice.
Vous pouvez Ajouter un exemplaire.
Vous pouvez également Ajouter un document numérique.
Si la notice possède déjà des exemplaires, vous pouvez modifier un des exemplaires de l'ouvrage le cas échéant, en cliquant sur son n° d'exemplaire.
Si la notice possède déjà des exemplaires numériques, vous pouvez afficher ou modifier un des exemplaires numériques de l'ouvrage le cas échéant. Pour afficher le document numérique associé, cliquez sur son icône. Pour modifier le document numérique associé, cliquez sur son titre.
Pour obtenir un aperçu de la notice dans l'OPAC (le catalogue
public), cliquez sur l'icône loupe 
à côté de son titre.
Pour placer la notice dans un panier, cliquez sur l'icône panier
à côté de son titre.
Pour modifier une notice, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve sous la notice, au dessus de la liste des exemplaires correspondant.
En modification de la notice, vous obtenez un affichage des champs de la notice identique à sa création (voir plus haut la section 1.2.1.2 Saisie des données de la notice). Cependant, vous pouvez voir des boutons supplémentaires en bas de l'écran.
Permet de remplacer une notice par une autre, ceci vous permet de dédoublonner et de rassembler différents exemplaires liés avec différentes notices en doublon.
Permet de dupliquer une notice. Une nouvelle notice est affichée, appliquez à celle-ci les différences que présente l'ouvrage à cataloguer avec la notice d'origine et enregistrez la nouvelle notice.
Cette fonctionnalité est très utile lors du catalogage de toute une collection ou d'une série.
Ce bouton n'est affiché que si l'audit des notices et des exemplaires est affiché. Il va permettre de voir qui a réalisé le catalogage d'une notice, et qui a fait des modifications. Les informations sont affichées dans un popup et dépendent du type d'audit choisi.
Pour activer l'audit des notices et des exemplaires, consulter le Guide de l'Administrateur PMB, chapitre Outils, section Paramètres : il s'agit du paramètre de type Paramètres généraux intitulé type_audit.
Permet de remplacer une notice via la recherche Z39.50. Ce bouton relance une recherche correspondant à l'ISBN de la notice affichée.
Pour plus d'informations, voir Section 5, “Paniers”.
Pour modifier un des exemplaires de l'ouvrage, cliquez sur son code barre. Pour ajouter un exemplaire, saisissez le N° de l'exemplaire puis cliquez sur Ajouter un exemplaire.
Ce numéro d'exemplaire est le code barre que vous avez posé en couverture, si vous utilisez une douchette. Dans tous les cas, il s'agit d'un numéro distinct pour chacun des exemplaires de votre bibliothèque (numéro d'inventaire).
L'écran d'ajout d'exemplaire vous permet de saisir différentes informations :
le n° d'exemplaire est affiché. Cette information est obligatoire. Pour le modifier cliquez sur le bouton "..." et douchettez le code barre de l'exemplaire dans le popup (ou saisissez un nouveau n° d'exemplaire puis valider).
saisissez une cote. Cette information est obligatoire. La cote est souvent composée de l'indexation décimale suivie des trois premières lettres de l'auteur.
sélectionnez le type de document parmi les choix du menu déroulant. La liste des types de documents est configurable dans Administration > Exemplaires > Types de document.
sélectionnez la localisation parmi le menu déroulant. La liste des localisations est configurable dans Administration > Exemplaires > Localisations.
sélectionnez la section parmi les choix du menu déroulant. La liste des sections est configurable dans Administration > Exemplaires > Sections.
sélectionnez le propriétaire de l'exemplaire parmi les choix du menu déroulant. La liste des propriétaires est configurable dans Administration > Exemplaires > Propriétaires. Généralement il s'agit du Fonds propre. Cependant, vous pouvez avoir un dépôt de votre BDP, ou d'une autre bibliothèque.
sélectionnez le statut de l'exemplaire parmi les choix du menu déroulant. La liste des statuts est configurable dans Administration > Exemplaires > Statuts.
sélectionnez le code statistique de l'exemplaire parmi les choix du menu déroulant.
vous pouvez également définir pour notes un message lié à l'exemplaire. Ce message sera affiché avant tout prêt. Par exemple : "méthode ASSIMIL, vérifier la présence des trois cassettes dans le boîtier".
vous pouvez enfin définir un prix.
Certaines de ces informations peuvent avoir une valeur par défaut définie dans vos préférences utilisateur. Pour plus d'informations, consulter le chapitre Préférences utilisateur.
En dessous du prix figurent les champs personnalisés de l'exemplaire.
Les champs personnalisés des exemplaires sont des informations supplémentaires que vous pouvez définir librement dans Administration > Exemplaires > Personnalisables. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur de PMB, chapitre Exemplaires.
Vous pouvez enregistrer vos modifications en cliquant sur Enregistrer ou les Annuler. Si vous avez ouvert un exemplaire en modification, vous pouvez également Supprimer cet exemplaire.
Les exemplaires numériques ne sont pas des liens, mais des documents numériques directement intégrés dans votre catalogue sous PMB. Vous pouvez ainsi ajouter à votre catalogue des ouvrages numérisés par exemple au format PDF, des fichiers sons par exemple au format MP3, des documents de votre traitement de texte ou de votre tableur, des images...
Vous pouvez définir différentes informations :
un nom du document
le fichier du document numérique. Cliquez sur le bouton Parcourir (ou Browse selon votre navigateur) et sélectionnez le fichier à télécharger sur le serveur.
une vignette (image pour l'icône du document numérique). Cliquez sur le bouton Parcourir (ou Browse selon votre navigateur) et sélectionnez le fichier à télécharger sur le serveur.
vous pouvez également télécharger vers le serveur un fichier qui n'est pas sur votre disque mais sur votre réseau intranet ou sur internet. Dans ce cas spécifiez l'URL du fichier.
PMB génère automatiquement les vignettes des images au format GIF, JPG et PNG à partir du fichier, et place des icônes appropriées pour la plupart des formats de fichier.
Vous pouvez enregistrer vos modifications en cliquant sur Enregistrer ou les Annuler. Si vous avez ouvert un exemplaire numérique en modification, vous pouvez également Supprimer cet exemplaire numérique.
L'écran de modification est identique à celui d'ajout d'un exemplaire auquel viennent s'ajouter deux boutons : Hist. et Supprimer.
Ce bouton n'est affiché que si l'audit des notices et des exemplaires est affiché. Il va permettre de voir qui a réalisé le catalogage d'une notice, et qui a fait des modifications. Les informations sont affichées dans un popup et dépendent du type d'audit choisi.
L'audit est activable via Administration >Outils > Paramètres : il s'agit du paramètre de type Paramètres généraux intitulé type_audit.
PMB peut vous permettre de cataloguer non seulement des livres et des périodiques, mais aussi vos documents multimédias, sites webs, fil RSS...
Pour cataloguer un site web, spécifiez comme type de document ressources électroniques. Saisissez un titre propre pour votre notice. Dans la zone liens (ressources électroniques), spécifiez l'URL associée (au format http://www.lemonde.fr). Dans format électronique de la ressource, vous pouvez spécifier site web.
PMB peut également générer un flux RSS à partir d'un panier ou d'une étagère. Un panier peut lui-même remplit à l'aide de la Diffusion Sélection de l'Information (DSI). Pour plus d'informations sur la création de flux RSS, consulter Section 6.3, “Définition”.
"Un flux RSS ou fil RSS ("RSS feed" en anglais), sigle de Really Simple Syndication (syndication vraiment simple), ou de Rich Site Summary (Sommaire d'un site enrichi) est un format de syndication de contenu Web. Ce système permet de diffuser les nouvelles des sites d'information ou des blogs, ce qui permet de rapidement consulter ces dernières sans visiter le site " (source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Really_Simple_Syndication).
Pour cataloguer un RSS, donnez un titre à votre flux. Dans la zone liens, recopiez l'URL du fil RSS. Dans le format de la ressource électronique, mettez "RSS ### #" avec :
RSS : pour que PMB affiche le contenu de l'URL, le fichier XML, comme il faut
### : pour le temps de mise en cache 30 pour 30 minutes par exemple
# : 0 ou 1 pour mettre le flux en page d'accueil ou pas
Pour afficher des flux RSS en page d'accueil de l'opac, définissez le paramètre opac show_rss_browser 1. Pour plus d'information sur le paramétrage de PMB, consultez le Guide de l'Administrateur PMB, chapitre Outils.
Attention, les flux RSS ne sont affichés que dans l'OPAC, pas en partie gestion.
Depuis PMB 3.0 vous pouvez personnaliser vos grilles de catalogage en réorganisant à l'écran chacun des champs et des blocs de champs du formulaire.
Pour pouvoir modifier vos grilles de catalogage, dans Administration > Outils > Paramètres > Paramètres généraux, le paramètre form_editables doit valoir 1.
Pour personnaliser votre grille de catalogage, vous devez être connecté en tant que super utilisateur de PMB. Il s'agit de l'utilisateur qui avait le login admin par défaut. Attention, il faut se connecter sous ce compte, et pas sous un autre compte qui aurait accès à l'onglet administration.
Pour personnaliser vos grilles de catalogage, dans l'onglet Catalogue, cliquez sur Nouvelle notice.
Cliquez ensuite sur le bouton Éditer format en haut à droite de l'écran.
Pour réaliser toutes les opérations, vous disposez d'un menu contextuel accessible sous Windows ou sous Linux par Ctrl – Clic gauche, c'est à dire en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur le titre d'un champ tout en maintenant la touche Ctrl du clavier appuyée.
Le menu déroulant est divisé en deux parties. La partie haute correspond à un champ, la partie basse correspond à sa zone dans le formulaire.
Pour un champ, vous pouvez :
passer en premier
Le champ est affiché en premier dans sa zone de formulaire
monter
Le champ est remonté un cran plus haut dans sa zone de formulaire
descendre
passer en dernier
rendre visible...
Le champ est réaffiché à l'écran. Cette option n'apparaît que si un champ au moins est masqué.
rendre invisible
déplacer dans l'onglet...
Le champ est sorti de sa zone de formulaire et est affiché dans une autre zone. Utilisez cette fonction pour placer en début de formulaire les champs de catalogage les plus fréquemment utilisés.
Pour une zone, vous pouvez :
monter la zone
La zone est placée un cran plus haut dans le formulaire
descendre la zone
La zone est placée un cran plus bas dans le formulaire
positionner en absolu
La zone est fixée à un emplacement précis dans le formulaire
rendre visible la zone
La zone est réaffichée à l'écran. Cette option n'apparaît que si une zone au moins est masquée.
rendre invisible la zone
La zone est masquée à l'écran
Pour déplacer librement vos champs à l'écran, cliquez sur Passer en positionnement absolu.
Les champ sont entourés à l'écran dans un cadre sur fond gris. Vous pouvez déplacer vos champ en cliquant sur leur titre et en les réorganisant librement dans leur zone du formulaire.
Pour déplacer un champ dans une autre zone de formulaire, utilisez le menu déroulant accessible par Ctrl – Clic sur le titre d'un champ.
Un clic sur ce bouton affiche le formulaire de catalogage par défaut. Ce bouton est disponible à tous les utilisateurs pour permettre aux catalogueurs de repérer les champs masqués qui pourraient leur être utiles et le signaler à leur administrateur.
Pour enregistrer le format d'origine et écraser votre grille de saisie personnalisée, utilisez Ctrl – Clic puis Sauver sur un des titres de champ.
Les lecteurs peuvent proposer des avis depuis l'OPAC. Les avis doivent ensuite être validés avant d'être publiés dans l'OPAC.
Paramètre dans Administration > Outils > Paramètres > OPAC, si avis_allow vaut 1, les lecteurs peuvent voir les avis, les lecteurs authentifiés peuvent en ajouter. Si avis_allow vaut 2, seuls les lecteurs authentifiés peuvent voir et ajouter des avis.
Pour afficher les avis des lecteurs depuis l'OPAC, cliquez sur l'icône avis.
Cliquez sur Ajouter votre avis pour ajouter un avis.
Pour un avis, vous pouvez définir :
une note de 1 à 5 (de mauvais à excellent)
Cette note est obligatoire, sa valeur par défaut est 3 (moyen).
un sujet
Il s'agit d'une sorte de titre à votre avis.
un avis
Il s'agit du texte de votre avis.
Info si au moins un avis à valider est ajouté, vous voyez apparaître dans la zone de notification un lien Avis à valider.
Pour valider un avis et le publier ensuite dans l'OPAC, allez dans la partie gestion de PMB dans Catalogue > Documents > Gestion des avis.
Vous pouvez afficher à l'aide du sélecteur les différents avis :
Avis en suspend
Ce sont les avis soumis par les lecteurs qui n'ont pas été validés ou supprimés.
Avis validés
Ce sont les avis publiés dans l'OPAC. Vous pouvez invalider ces avis ou les supprimer.
L'ajout de tag offre la possibilité au lecteur de proposer ses propres mots-clés pour des notices du catalogue. Les tags doivent être validés par un bibliothécaire ou documentaliste avant d'être visible dans l'OPAC.
Paramètre dans Administration > Outils > Paramètres > OPAC, si allow_add_tag vaut 1, les lecteurs peuvent ajouter des tags aux notices, si allow_add_tag vaut 2, seuls les lecteurs authentifiés peuvent ajouter des tags.
L'ajout de tag se fait dans l'OPAC à l'aide de l'icône icône tag
Choisissez un tag existant : dans la liste déroulante, vous pouvez choisir un des tags déjà affectés, ou en saisir un nouveau dans le champ Tapez en un nouveau. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer votre ajout de Tag.
Info si au moins un tag à valider est ajouté, vous voyez apparaître dans la zone de notification un lien Tag à valider.
Dans l'interface de gestion, cliquez sur Catalogue > Documents > Gestion des tags, pour valider un tag, cochez à droite de l'écran la suggestion de tag et cliquez sur le bouton Valider.
Une fois un tag validé, il est enregistré dans le champ Mots-clés de la notice.
Pour supprimer un tag validé par erreur, vous pouvez chercher la notice via Catalogue > Recherche > Toutes notices et la modifier.
PMB dispose d'une fonction de dédoublonnage permettant un contrôle plus avancé que la seule vérification sur l'ISBN.
Pour activer le dédoublonnage sur les notices, dans Administration > Outils > Paramètres, développez paramètres généraux et modifiez le paramètre notice_controle_doublons.
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| Chapter 8. Catalogue |  | 3. Périodiques |
