 | Chapter 8. Catalogue |  |
|---|
| | Chapter 8. Catalogue | |
|---|
Depuis PMB 3.1 vous pouvez utiliser un bulletinage assisté dans PMB.
Il faut avoir défini des types de périodicité via Administration > Abonnements > Périodicité pour utiliser le module de bulletinage assisté. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur PMB, chapitre Abonnements.
Voici un exemple des périodicités les plus fréquemments utilisées :
Une fois la notice mère de périodique créée, il est possible via « Catalogue > Recherche > Périodiques », la rechercher et l'afficher.
Dans la partie basse de l'écran se trouve l'état des collections qui liste les bulletins (ou numéros) enregistrés.
Au dessus de l'état des collections se trouvent trois onglets : Bulletins, Abonnements et Modèles prévisionnels.
Le modèle prévisionnel permet de définir la périodicité des numéros du périodique sur les années à venir, en dehors de toute considération d'abonnement.
Les différents cahiers du périodique doivent être définis ici, sous la forme d'un modèle par cahier.
Par exemple, un mensuel M sans hors-série régulier aura un modèle prévisionnel basé sur la périodicité « Mensuel » définie au préalable en Administration (voir plus haut, les périodicités sont à définir dans Administration > Abonnements > Périodicité).
Un hebdomadaire H avec un numéro spécial tous les trimestres et deux hors-série (en janvier et en juillet) aura trois modèles prévisionnels :
le cahier principal : un modèle basé sur « hebdomadaire »
le cahier numéro spécial : un modèle basé sur « trimestriel »
le cahier hors série : un modèle basé sur « semestriel »
Un modèle se définit par :
un nom
une base de périodicité, choisie parmi les périodicités définies dans l'onglet administration
une durée d'abonnement
une date de début et une date de fin du modèle
Pour la durée du modèle, il ne faut pas hésiter à mettre une durée longue, par exemple 10 ans. Ceci permettra de créer rapidement un nouvel abonnement l'année suivante, en utilisant le modèle existant.
L'exclusion de dates permet de définir des moments (certains jours de la semaine, certains mois dans l'année par exemple) où il n'y aura pas de réception.
Utilisez l'exclusion de dates par exemple pour :
un mensuel qui n'est pas publié en août
un quotidien qui ne paraît pas le dimanche
La numérotation est basée sur trois type de numérotations :
numéro, volume et tome.
Au bout d'un certain nombre de numéros (ou d'une certaine période), le numéro volume sera incrémenté (volume + 1), et sur le même principe pour un nombre de volumes, le numéro de tome sera incrémenté (tome + 1).
Exemple Le périodique « Cursus » a une numérotation de type «Tome 5, numéro 3 » pour le numéro daté Automne 2002 :
La périodicité de base sera trimestrielle, le jour de début du modèle sera le 1er avril 2007, basé sur 10 ans.
Pour le « numéro » , on utilisera la numérotation numéro de PMB, elle est cyclique et varie de 1 à 4. Elle revient à 1 tous les ans pour le numéro daté Printemps.
Pour le « volume », on utilisera la numérotation volume (un cran juste au dessus de numéro). Elle augmente de 1 tous les ans pour le numéro daté Printemps.
Important Le terme employé par le périodique pour sa numérotation (tome, volume, année, etc.) peut différer de la numérotation qu'on emploiera dans PMB. Ainsi, un numéro appelé « tome » sur la couverture du bulletin pourra être calculé à l'aide de la numérotation volume.
La numérotation numéro est toujours active,
Les numérotations volume ou tome sont utilisables dès lors que la case « Actif » est cochée.
L'incrémentation du numéro se fait :
soit tous les X numéros pour les volumes, tous les X volumes pour les tomes,
soit au bout d'une période.
Dans le cas ou la numérotation revient à un numéro de départ tous les X numéros, on cochera la case « Cyclique » (défini par nombre dans le cycle).
Exemple le périodique L'Ecole des Parents, a une numérotation cyclique et revient à 1 tous les 12 numéros ; le numéro de janvier portera toujours le numéro 1. => Activer alors la case « Cyclique », indiquer 12 dans la case « Nombre dans le cycle » et 1 dans « Numéro de départ du cycle ».
Il est possible de définir dans le format d'affichage un format de numéro et un format de date. Ces deux valeurs rempliront dans PMB les champs numéro et libellé de période du bulletin.
Dans format de numéro : Pour désigner un périodique dont le numéro est Volume 5 numéro 3, on saisira « Volume $VOL; numéro $NUM; ».
Les variables « $VOL; » et « $NUM; » seront remplacées respectivement par le numéro de volume et le numéro, lors de l'enregistrement du bulletin.
Dans le format de date : Pour mettre simplement la date, saisir : $DATE;
Personnaliser les variables
Les 4 variables de base :
numéro : $NUM;
volume : $VOL;
tome : $TOM;
date : $DATE;
(si aucune fonction de mise en forme n'est appliqué à $DATE;, le format est AAAA-MM-JJ par exemple 2007-07-16)
et les 5 variables avancées :
date de début de l'abonnement : $START_DATE;
date de fin de l'abonnement : $END_DATE;
numéro de départ de l'abonnement : $START_NUM;
volume de départ de l'abonnement : $START_VOL;
tome de départ de l'abonnement : $START_TOM;
peuvent être personnalisées en utilisant les fonctions ci-dessous.
Les principales fonctions sont présentées dans la liste avec leur nom en gras et entre parenthèses le type de variable demandé, sous la forme fonction(variable);
Vous trouverez un peu plus loin un aide-mémoire de toutes les fonctions, certaines vous seront nécessaires pour obtenir le résultat souhaité.
En voici quelques-unes, les plus courantes :
#romain(un_nombre);
affiche la numérotation indiquée, par exemple $NUM; en chiffres romains.
#date(une_date);
affiche la date dans le format local (JJ/MM/AAAA en France par exemple 16/07/2007)
#day(une_date);
affiche le jour de la date donnée
#dayofweek(une_date);
affiche le numéro du jour de la semaine de la date donnée (de 1 à 7)
#str_day(une_date);
affiche le nom du jour de la semaine de la date donnée (lundi, mardi, etc.)
#str_short day(une_date);
affiche le nom court du jour de la semaine de la date donnée (lun, mar, etc.)
#month(une_date);
affiche le numéro du mois de la date donnée (01, 02, etc.)
#str_month(une_date);
affiche le nom du mois de la date donnée (janvier, février, etc.)
#str_short_month(une_date);
affiche le nom court du mois de la date donnée (janvier, février, etc.)
#week(une_date);
affiche le numéro de la semaine de la date donnée (1 à 52 ou plus selon les années)
#year(une_date);
affiche l'année de la date donnée
Pour utiliser ces fonctions, saisir de la manière suivante :
#nom_de_la_fonction(param1,....);
Certaines peuvent accepter plusieurs paramètres.
Voici quelques exemples de format de numérotation :
Tome #romain($TOM;);
Affiche le texte « Tome » puis la variable $TOM; en chiffres romains
#str_short_day($DATE;); #day($DATE;);/#str_short_month($DATE;);/ #year($DATE;)
Affiche la date $DATE au format mer 18 juillet 2007
#str_short_day($DATE;,en_UK);
Affiche le nom court du jour, en anglais (nom du fichier XML de langue en paramètre optionnel), Il est possible d'utiliser à ce jour : fr_FR pour le français, en_US pour l'anglais US, en_UK pour l'anglais britannique, ar pour l'arabe, nl_NL pour le néerlandais, la_LA pour le laotien, pt_PT pour le portugais, es_ES pour l'espagnol, ca_ES pour le catalan.
Générer la grille de réception pour le modèle
Après avoir saisi les paramètres généraux, défini ou non des exclusions de dates, défini la numérotation et les formats d'affichages, cliquer sur enregistrer.
Un calendrier apparaît sous le modèle, il est vide. Cliquer sur Générer la grille pour définir les dates de publication du périodique.
La date verte correspond à la date de publication du mensuel. Elle est définie au 19 puisque le modèle a pour date de début le 19 juillet 2007.
Si on souhaite que le 1er numéro publié soit le 1er, il s'agit de modifier la date de début du modèle.
Cliquer ensuite sur Générer la grille pour mettre à jour le calendrier.
Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer le modèle.
Modifier manuellement le modèle
Les cases dans le calendrier, représentant chaque jour, sont cliquables à deux endroits :
Figure 8.57. Catalogue, périodiques : nouveau modèle, générer la grille : identifier où cliquer pour modifier le modèle
partie verte :
Un clic dans la case d'un numéro permet
d'annuler ou de prévoir une réception prévue (partie verte) :
ceci permet d'annuler un numéro.
lien du numéro du jour :
Une boîte de dialogue s'ouvre permettant
de définir pour la date choisie (ici le 01/07/2007) la réception
d'un ou plusieurs bulletins de la série correspondante au
modèle, ici un cahier principal.
Il est également possible de recevoir un bulletin en dehors de la série.
Si ce bulletin hors de la série, cette publication exceptionnelle est unique, et qu'on peut prévoir sa réception à l'avance, on peut utiliser Hors-série pour cela. Par exemple, si pour fêter le numéro 100 d'une revue, cette revue réédite 100 de ses meilleurs articles dans un supplément exceptionnel, joint au numéro du 01/07/2007. Dans ce cas, on pourra cocher Hors-Série et dans "attribuer un numéro", on saisira par exemple "supplément numéro 100 : les 100 meilleurs articles" dans Attribuer un numéro.
il s'agit ici d'un élément unique, non régulier (donc différent d'un hors-série régulier pour lequel on créera un modèle spécifique).
Exemple : le numéro exceptionnel 100 d'une revue sera accompagné d'un petit livret rassemblant différents articles des 99 numéros précédents. Ce petit livret sera hors de la série, avec pour numéro « Supplément au numéro 100 ».
A propos du bouton Enregistrer
Le bouton Enregistrer enregistre les modifications liées au modèle (paramètres généraux, exclusion de date, format d'affichage). Toute modification dans le calendrier est automatiquement enregistrée, il n'est donc utile de cliquer sur Enregistrer à chaque modification dans le calendrier.
Pour quitter le modèle, cliquer sur Retour.
A propos du bouton Générer la grille
Le bouton Générer la grille regénère toute la grille par défaut et écrase toutes les modifications apportées manuellement à la grille du calendrier.
Plusieurs modèles
Si le périodique a des hors-séries réguliers, par exemple un hors-série semestriel, il faut créer autant de modèles que de suppléments réguliers possibles : un hors-série semestriel, un cédérom annuel, etc.
Un abonnement dans PMB correspond à l'abonnement souscrit par la médiathèque/le centre de documentation au périodique.
Il court pour une période définie en mois, entre deux dates.
Si deux abonnements sont souscrits pour le même périodique (pour deux localisations par exemple), on créera deux abonnements dans PMB.
Un abonnement est constitué à partir d'un ou plusieurs modèles prévisionnels.
Pour créer un abonnement, cliquer sur Ajouter un abonnement
Saisir un nom et cocher les modèles retenus.
Il est possible par exemple cocher uniquement les modèles « Cahier général » et « Hors série semestriel » pour un abonnement A (abonnement CDRom annuel non souscrit) et tout cocher pour un abonnement B.
Une fois l'abonnement créé, le définir plus précisément.
L'abonnement s'étend entre les dates de début et date de fin.
Il est possible de sélectionner le fournisseur du périodique. La liste des fournisseurs est paramétrable depuis l'onglet Acquisitions > Fournisseurs.
Commentaire permet de saisir un texte libre sur l'abonnement. Ce texte sera affiché lors de toute réception de bulletin.
Les informations « cote, support, localisation, section, propriétaire, statut, code statistique » seront utiles pour l'exemplarisation des numéros reçus ; ces informations seront ainsi présaisies dans chaque exemplaire reçu.
Cocher exemplarisation automatique permet de générer un numéro d'exemplaire automatiquement à la réception du périodique, en fonction du script de numérotation.
Si l'exemplarisation automatique n'est pas activée dans l'abonnement, il faudra saisir ou doucheter un numéro d'exemplaire pour affecter un code-barres à chaque numéro reçu.
Les modèles sélectionnés sont ensuite récapitulés :
Numéro de départ : permet de générer la numérotation du numéro.
Numéro de départ du volume : permet de générer la numérotation du volume. Ce champ du formulaire ne sera visible que si votre modèle a l'élément de numérotation volume activé. Si vous avez activé l'élément de numérotation tome, vous aurez également un champ de formulaire Numéro de départ du tome.
Délai avant retard : délai à partir duquel les numéros non bulletinés sont considérés en alerte.
Délai critique : délai à partir duquel les numéros non bulletinés sont considérés en alerte critique.
Une fois tous les paramètres définis, cliquer sur Générer la grille pour afficher le calendrier des jours de réception des numéros de périodique.
En cliquant sur une date dans le calendrier, il est possible de modifier la réception du numéro de périodique du jour en question.
Figure 8.62. Catalogue, périodiques, création d'un abonnement : modification manuelle d'une date de réception
L'affichage est similaire à la modification manuelle du calendrier dans les modèles prévisionnels. Pour un jour spécifique, ici le 01/07/2007, il est possible de définir le nombre de numéros reçus pour chacun des modèles prévisionnels de numérotation.
l'ajout de numéros Hors-série permet d'ajouter un élément prévu dans un des modèles de numérotation, il ne s'agit pas d'un hors-série trimestriel pour lequel on définit un modèle particulier. Il s'agit d'un numéro exceptionnel reçu en plus du numéro traditionnel.
Exemple : pour une vidéo spéciale expédiée avec un hors série semestriel, il faudra ajouter un numéro Hors-série qui permettra de signaler la réception de cette vidéo.
L'ajout de ces numéros hors de toute numérotation prédéfinie, est symbolisée par un changement de couleur dans le calendrier.
En vert : un ou plusieurs numéros attendus
selon les règles définies dans les modèles sélectionnés.
En orange : un ou plusieurs numéros attendus
selon les règles définies dans les modèles sélectionnés et au moins un
numéro en dehors des règles prédéfinies.
En rouge : uniquement un ou plusieurs numéros
en dehors des règles définies dans les modèles sont attendus.
Table 8.1. Liste des variables
| Fonction | Commentaire |
| $DATE; | Date courante |
| $START_DATE; | Date de début de l'abonnement |
| $END_DATE; | Date de fin de l'abonnement |
| $NUM; | Numéro courant |
| $START_NUM; | Numéro de départ de l'abonnement |
| $VOL; | Volume courant |
| $START_VOL; | Volume de départ de l'abonnement |
| $TOM; | Tome courant |
| $START_TOM; | Tome de départ de l'abonnement |
Table 8.2. Liste des fonctions
| Fonction | Syntaxe | Commentaire | Exemple lundi 16 juillet |
| date | #date(date); | Affiche la date dans le format local (JJ/MM/AAAA en France par exemple 16/07/2007) | #date($DATE;); 16/07/2007 |
| day | #day(date); | Affiche le jour de la date donnée | #day($DATE;); 16 |
| dayofweek | #dayofweek(date); | Affiche le numéro du jour de la semaine de la date donnée (de 1 à 7) | #dayofweek($DATE;); 1 |
| month | #month(date); | Affiche le numéro du mois de la date donnée (01, 02, etc.) | #month($DATE;); 07 |
| romain | #romain(nombre); | Affiche la numérotation en chiffres romains | Si le numéro du tome est 16 #romain($TOM;); XVI |
| season | #season(date); | Affiche le numéro de la saison dans l'hémisphère nord | #season($DATE;); 3 (Eté) |
| seasonS | #seasonS(date); | Affiche le numéro de la saison dans l'hémisphère sud | #season($DATE;); 1 (correspond à hiver) |
| SET | #SET(nom_de_variable, valeur); | Définit une variable en lui affectant une valeur | #set($DATEMOIS;, $day($DATE;);-$month($DATE;); ); DATEMOIS vaut 16/07 |
| sql | #sql(requete_mysql); | Renvoie le résultat retourné par l'exécution de la requête MySQL | #sql(SELECT 1+4); 5 |
| str_day | #str_day(date); | Affiche le nom du jour de la semaine de la date donnée (lundi, mardi, etc.) | #str_day($DATE;); lundi #str_day($DATE;,en_US); monday #str_day($DATE;,it_IT); lunedi |
| str_month | #str_month(date); | Affiche le nom du mois de la date donnée | #str_month($DATE;); juillet #str_month($DATE;,it_IT); luglio |
| str_season | #str_season(date); | Affiche le nom de la saison dans l'hémisphère nord | #str_season($DATE;); été #str_season($DATE;,en_US); summer |
| str_seasonS | #str_seasonS(date); | Affiche le nom de la saison dans l'hémisphère sud | #str_seasonS($DATE;); hiver #str_seasonS($DATE;,en_US); winter |
| str_short_day | #str_short_day(date); | Affiche le nom court du jour (nom du fichier XML de langue en parametre optionnel), | #str_short_day($DATE;); lun #str_short_day($DATE;,en_US); mon |
| week | #week(date); | Affiche le numéro de la semaine de la date donnée | #week($DATE;); 29 |
| year | #year(date); | Affiche l'année de la date donnée | #year($DATE;); 2007 |
| + | #+(nombre1,nombre2); | Additionne nombre1 et nombre2 | #+(11,11); 22 exemple d'utilisation: libellé de période d'un hebdomadaire qui paraît le lundi, semaine du 16 au 22 juillet |
| +day | #+day(date,nb de jours); | Ajoute nb de jours à la date | #+day($DATE;,1);); 2007-07-17 |
| +month | #+month(date,nb de mois); | Ajoute nb de mois à la date | #+month($DATE;,1);); 2007-08-16 |
| +year | #+year(date,nb d'années); | Ajoute nb d'années à la date | #+year($DATE;,1);); 2008-07-16 |
| - | #-(nombre1,nombre2); | Soustrait nombre2 à nombre1 | #-(20,4); 16 exemple : libellé de période d'un hebdomadaire qui paraît le mercredi, semaine du 16 au 22 juillet |
| -day | #-day(date,nb de jour);); | Soustrait nb de jours à la date | #-day($DATE;,1);); 2007-07-15 |
| -month | #-month(date,nb de mois);); | Soustrait nb de mois à la date | #-month($DATE;,1);); 2007-06-16 |
| -year | #-year(date,nb d'années);); | Soustrait nb d'années à la date | #-year($DATE;,1);); 2006-07-16 |
| * | #*(nombre1,nombre2); | Multiplie nombre1 par nombre2 | #*(2,3); 6 |
| / | #/(nombre1,nombre2); | Divise nombre1 par nombre2, le résultat de la division renvoyé est tronqué à la virgule. Le résultat est un nombre entier, sans décimale. | |
| % | #%(nombre1, nombre2); | Renvoie le reste de la division (modulo) de nombre1 par nombre2 |
Le bulletinage permet d'enregistrer dans PMB les numéros de périodiques et de les exemplariser.
Chemin : Catalogue > Bulletinage
Le menu déroulant « Localisation » permet de filtrer par la localisation, la liste des bulletins
Selon le niveau de retard, les numéros apparaîtront :
à recevoir
en retard
en alerte
Pour enregistrer un bulletin, vous devez :
Cocher « Reçu » dès la réception d'un numéro :
une fenêtre s'ouvre et permet d'exemplariser le bulletin reçu (attribution d'un code-barres et d'une cote notamment).
si « exemplarisation automatique » avait été activée, le bulletin est exemplarisé automatiquement et ceci de manière transparente.
Pour visualiser le bulletin, cliquer sur Voir le bulletin
Si vous renoncez à recevoir un numéro, il faut alors cocher « Non recevable »
Il sera toujours possible ultérieurement d'ajouter manuellement un numéro depuis la notice mère du périodique en cliquant sur Ajouter un numéro ou un bulletin.
| |  | |
| 3. Périodiques |  | 5. Paniers |
