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L'onglet acquisitions de PMB vous permet de préparer, puis de réaliser vos commandes. Vous pouvez également affecter les documents commandés à des lignes budgétaires pour pouvoir suivre votre budget.
Attention l'onglet acquisitions nécessite pour être visible que
le paramètre de type acquisitions, sous-type active ait la valeur 1. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'administrateur PMB, chapitre Outils, section Paramètres.
l'utilisateur en cours ait le droit d'utiliser l'onglet acquisitions. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'administrateur PMB, chapitre Utilisateurs.
Prérequis l'utilisation de l'onglet acquisitions nécessite d'avoir défini différents paramètres : établissement, exercice, budget... Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'administrateur PMB, chapitre Acquisitions.
Les suggestions d'acquisitions des lecteurs ou des bibliothécaires sont également accessibles depuis l'onglet acquisitions.
Pré-requis Avant de pouvoir créer une commande, vous devez avoir créé au moins un fournisseur. Pour plus d'informations, consulter plus loin la section Fournisseurs.
Vous pouvez créer une commande ou rechercher puis modifier une commande existante.
Les commandes peuvent avoir quatre statuts différents, accessibles par la liste déroulante :
tous : affiche toutes les commandes
à valider
en cours
soldé
archivé
Pour créer une commande, cliquez sur le bouton Création de commande.
Si vous avez créé au moins deux établissements, choisissez l'établissement concerné par la commande.
Pour modifier une commande, recherchez la commande retenue puis cliquez sur nom pour la modifier.
Vous pouvez également imprimer une commande en cliquant sur l'icône Imprimante depuis la liste des commandes.
Pour le fournisseur, cliquez sur le bouton " ... " pour sélectionner le fournisseur dans le popup. Une fois le fournisseur sélectionné, ses coordonnées sont affichées sous son nom. Pour les consulter, cliquez sur l'icône + devant Adresse principale.
L'adresse de livraison et l'adresse de facturation de l'établissement concerné par votre commande sont rappelés dans cet écran.
Vous pouvez spécifier des commentaires. Ces commentaires ne seront pas imprimés lors de l'impression de la commande, mais uniquement consultable à l'écran. Vous pouvez par exemple vous en servir pour transmettre des informations à vos collègues qui consulteront cette commande.
Vous pouvez spécifier des commentaires imprimés. Ces deuxièmes commentaires seront imprimés lors de l'impression de la commande, vous pouvez par exemple vous en servir pour transmettre des informations complémentaires à votre fournisseur.
Vous pouvez lors de la création ou lors des modifications ultérieures définir un numéro de devis fournisseur, une date de paiement ainsi qu'un numéro de paiement.
La devise utilisée (par exemple €) correspond par défaut au paramètre gestion_devise parmi les paramètres généraux. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'administrateur PMB, chapitre Outils, section Paramètres.
Un document commandé est défini par un code (ISBN, code-barres commercial ou autre code). Vous pouvez ici scanner le code-barres commercial du document à acquérir.
Saisissez ensuite les informations Titre/Auteur/ Editeur/Collection. Pour plus de facilité de lecture, nous vous recommandons d'appuyer sur la touche Entreé (saut de ligne) après chaque information. Si le document est déjà catalogué dans la base, les informations Titre/Auteur/ Editeur/Collection seront automatiquement remplies.
Vous pouvez également modifier la quantité ( Qté), ainsi que définir un prix TTC.
Dans la colonne Date de livraison, vous devez définir une date de livraison prévue au format JJ/MM/AAAA. Vous pouvez utiliser pour cela le bouton de type date sous l'entête Date de livraison. Ce bouton ouvre un popup affichant un calendrier.
Dans la colonne Remise/Type de produit, vous pouvez définir une remise et/ou sélectionner un type de produit. Si ce type de produit bénéficie d'une remise pour le fournisseur retenue, la remise correspondante sera affectée à cette ligne de commande.
Dans la colonne Budget, vous pouvez rattacher cette ligne de commande à un budget.
Attention si vous avez défini le paramètre acquisitions budget à 1, vous devez obligatoirement rattacher votre ligne de commande à un budget. Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'administrateur PMB, chapitre Outils, section Paramètres.
Pour enregistrer votre commande, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de l'écran lors de l'ajout d'une commande ou de sa modification.
Pour supprimer une commande, cliquez sur le bouton Supprimer en bas à droite de l'écran une fois la commande affichée en modification.
Pour valider une commande, c'est-à-dire la fixer pour lancer la commande, cliquez sur le bouton Valider.
Pour signaler la réception d'une commande et préparer un bon de livraison, cliquez sur le bouton Réception depuis une commande validée.
Pour signaler la facturation d'une commande, cliquez sur le bouton Facturation depuis une commande validée.
Pour créer un bon de livraison, affichez une commande validée en modification et cliquez sur le bouton Réception.
Pour signaler la réception d'une commande, affichez la commande en modification puis cliquez sur Livraison.
En cliquant sur Livraison, vous créez un nouveau bon de livraison. Vous pouvez rechercher un code dans la liste, ce qui vous permet ensuite de modifier manuellement la quantité reçue. Vous pouvez également cocher la case " auto " qui vous permet d'augmenter la quantité reçue pour une ligne de commande automatiquement.
Par exemple, si vous avez commandé trois exemplaires de La Terre vue du Ciel de Yann Arthus-Bertrand, en ayant coché la case, vous scannerez les trois codes-barres commerciaux au fur et à mesure de leur réception. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour créer un bon de livraison.
Vous pouvez également imprimer un bon de livraison en cliquant sur l'icône Imprimante depuis la liste des livraisons.
Pour enregistrer une facture, affichez une commande validée en modification et cliquez sur le bouton Facturation.
Figure 12.7. Acquisitions > Commandes, affichage d'une commande en modification pour la passer en facturation
Vous pouvez rechercher un code dans la liste, ce qui vous permet ensuite de modifier manuellement la quantité facturée.
Vous pouvez saisir le paiement d'une facture en affichant une facture en modification et en cliquant sur Payer. Attention, une fois une facture payée, elle ne peut plus être supprimée ou modifée.
Vous pouvez également imprimer le suivi d'une facture en cliquant sur l'icône Imprimante depuis la liste des factures.
Vous devez créer au moins un fournisseur avant de pouvoir créer une commande.
Pour créer un fournisseur, cliquez sur Ajouter un fournisseur. Vous pouvez définir un nom ou une raison sociale, un numéro de compte client ainsi qu'une adresse principale et des adresses complémentaires (Ajouter une adresse). Vous pouvez définir des commentaires, un SIRET, un RCS, un code NAF, un numéro de TVA, un site internet.
Pour un fournisseur, vous pouvez également définir des Conditions de vente.
Les conditions de vente se composent de :
de conditions de paiement : vous pouvez choisir dans la liste déroulante un des modes de paiements définis via Administration > Acquisitions.
des remises par type de produit : vous pouvez définir une remise pour chacun des types de produits définis via Administration > Acquisitions.
Pour créer préparer un devis, cliquez sur Demande de devis.
La réalisation d'un devis est destinée à vous permettre de contrôler auprès de votre fournisseur à la fois la disponibilité et le prix des documents à acquérir.
L'ajout d'une ligne à un devis est identique à l'ajout d'une ligne dans une commande. Pour plus d'informations, consulter Section 1.1.2, “Ajouter ou modifier une ligne de commande”.
Vous pouvez passer en commande un devis enregistré.
Vous pouvez également à l'aide de la liste déroulante changer le statut d'un devis : en cours, reçu, archivé.
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