[pmb.user] Re: Cotes de rangement - Etiquettes de rangement - paramétra ge et impression

[Stéphanie Fort <cdisaintpierre@ens.irisnet.be>]

Waouuuuuuuuuu,
l'élève a dépassé le maître (c'est une expression je suis pas toute 
puissante :-D )

Merci Anne-Marie

Stephanie

Anne-Marie Cubat-Vandeputte a écrit :

>Bonjour à tous,
>
>Après une après-midi "studieuse" chez Stéphanie Fort (merci Stéphanie pour tes explications), et une soirée tout aussi "studieuse" chez moi (voire même un début de nuit assez actif), j'ai réussi à paramétrer l'impression d'étiquettes de rangement (à coller sur le tranchant des livres).
>Je me suis dit que cela pouvait intéresser d'autres personnes, je vous communique donc le résultat de mes investigations.
>
>Vous voyez qu'on ne chôme pas à Bruxelles !
>On pourrait lancer un slogan : "Luttez contre le désoeuvrement, étudiez PMB avec acharnement !"
>Trêve de plaisanterie, on y va.
>
>        N.B. Il y a à la fin de mon message deux questions : si quelqu'un pouvait me donner la réponse, ce serait chouette. Merci d'avance.
>
>
>La cote de rangement est générée automatiquement par PMB d'une manière fort astucieuse (merci aux concepteurs)
>    - s'il y a un auteur principal, PMB prend la cote d'indexation Dewey et y ajoute un espace et les trois premières lettres du nom de l'auteur
>            ce qui donne donc 7 caractères (exemple 840 MOL    pour Molière)
>
>    - s'il n'y a pas d'auteur principal, PMB génère une cote de rangement à partir de la cote Dewey et des 3 premières lettres du titre (7 caractères à nouveau)
>            en ayant même la "gentillesse" de supprimer les articles (le, la ...) en début de titre - Merci PMB !
>
>
>Cette 2e option me semble intéressante dans certains cas.
>Je pense à des ouvrages du style "Profil d'une oeuvre ou d'un auteur", où on analyse un roman, une pièce de théâtre ...
>Dans notre bibliothèque, ils ne sont pas classés d'après le nom de la personne qui a écrit l'analyse, mais d'après le nom de l'écrivain dont l'oeuvre est analysée.
>Ce qui permet aux élèves de chercher directement en rayon par exemple les commentaires de pièces de Molière (cote de rangement =MOL)
>
>Je souhaitais maintenir ce mode de classement, et je pensais d'abord que je devrais modifier manuellement la cote de rangement (--> risque d'erreur en cas d'oubli)
>Mais il me suffit d'enregistrer l'auteur de l'analyse comme auteur secondaire, et ensuite les choses se font automatiquement, ce qui est plus simple.
>Bien sûr, c'est peut-être choquant en bibliographie (je ne sais pas vraiment, je suis professeur et non pas bibliothécaire de formation), mais je trouve quand même plus important pour une petite bibliothèque scolaire (ou municipale) d'avoir un mode de classement qui permet aux lecteurs de s'y retrouver sans devoir nécessairement consulter le catalogue sur ordinateur (d'autant plus que chez nous, le nombre d'ordinateurs pour le mode OPAC est insuffisant aux "heures de pointe" - il faut donc un tri clair en rayon).
>
>
>Modèle d'étiquettes de rangement que j'ai choisi :
>    - ligne n° 1 : cote d'indexation Dewey
>    - ligne n° 2 : trois premières lettres du nom de l'auteur ou du titre
>    - ligne n° 3 : les 7-8 premières lettres du titre (en plus petits caractères - nombre de lettres à choisir en fonction de la largeur d'impression du code-barres et des polices sélectionnées)
>    - ligne n° 4 : le code-barres (en clair ! les chiffres et/ou les lettres, pas les traits)
>
>C'est Stéphanie qui m'a conseillé de mettre le code-barres sur l'étiquette de rangement, et je trouve que c'est une excellente idée. Merci Stéphanie !!
>Vu que les deux opérations (coller les étiquettes de codes-barres et coller les étiquettes de rangement) ne se font pas au même moment, il est plus simple de rappeler le numéro de code-barres sur l'étiquette de rangement. Cela permet d'être sûr de coller la bonne étiquette sur le bon livre, et c'est une ultime vérification de ce qui a été encodé.
>Nous avions déjà précédemment les premières lettres du titre sur nos étiquettes de rangement, j'ai continué dans le même sens (en augmentant le nombre de lettres).
>
>Je voulais extraire ces données de PMB dans un fichier de type Excel, c'est ce qui se récupère et se convertit le plus facilement.
>En effet, j'emploie Avery Design Pro 5 pour générer les étiquettes; il lit des bases de données de type Dbase3 pour imprimer les séries d'étiquettes.
>Or Excel permet de sauver en format Dbase3. J'avais donc tous les éléments en main.
>    N.B. L'impression d'étiquettes peut aussi se gérer avec un autre logiciel, et même avec un traitement de texte. Je ne fais pas de la pub pour Avery. Mais je voulais expliquer la raison de certains choix.
>
>
>Etape n° 1 : encoder les livres avec le statut "en cours de catalogage / d'import"
>    C'est important car cela permet plus tard de n'imprimer des étiquettes que pour les livres récemment encodés - sans devoir faire une sélection manuelle des exemplaires.
>
>
>Etape n° 2 : créer une action personnalisable dans le module administrateur
>    Administration - outils - actions personnalisable - créer une procédure
>
>Voici le code à mettre - en fonction de mes choix - à vous de l'adapter à vos besoins
>        (attention si vous faites un copier-coller, veillez à ne pas introduire de ENTER dans ce code-source, sinon la routine ne fonctionne pas)
>select LEFT(expl_cote,3), SUBSTRING(expl_cote FROM 5 FOR 3), LEFT(tit1,7), expl_cb from exemplaires, notices where expl_statut=!!param1!! and expl_notice=notice_id order by expl_cote
>
>Explications (utiles si vous voulez modifier mon exemple)
>        LEFT(expl_cote,3) extrait les 3 premiers caractères de la cote de rangement de l'exemplaire (donc la cote Dewey)
>                (Je ne m'occupe pas du 4e caractère qui est un espace.)
>        RIGHT(expl_cote, 3) extrait les 3 derniers caractères (donc les 3 premières lettres du nom de l'auteur ou du titre)
>        LEFT(tit1,7) extrait les 7 premiers caractères du titre - si vous voulez plus de caractères, augmentez cette valeur.
>        expl_cb vous donne le code-barres de l'exemplaire
>        notices where expl_statut=!!param1!! permettra d'introduire un paramètre au moment où vous lancez la procédure
>                Cela vous permettra de spécifier que vous ne voulez des étiquettes que pour les livres dont le statut est "en cours de catalogage"
>
>Pour les nostalgiques du BASIC - si vous avez besoin de l'équivalent de mid$
>       SUBSTRING(expl_cote FROM 5 FOR 3) extrait 3 caractères à partir du 5e caractère (donc les 3 premières lettres du nom de l'auteur ou du titre)
>
>Vous enregistrez la procédure avec un nom (exemple "Impression d'étiquettes de rangement") et un commentaire, ensuite vous choisissez les paramètres
>        - dans param1, vous écrivez "Statut" (pas indispenasble, mais c'est plus clair à l'écran, on comprend mieux)
>        - dans mode de choix, vous choisissez "liste de choix à partir d'une requête"
>        - "obligatoire" doit être coché (il l'est au départ, laissez-le ainsi)
>        - dans options, une fenêtre s'ouvre, vous introduisez le code suivant dans la partie "requête "
>                    select idstatut,statut_libelle from docs_statut
>        - n'oubliez pas d'enregistrer ce code avant de fermer la fenêtre "options" qui s'était ouverte
>        - vous enregistrez votre définition des paramètres
>
>Vous pouvez tester cette procédure dans le module administrateur; cela ne génère pas de fichier Excel, mais vous pouvez voir à l'écran si tout est correct.
>C'est très pratique.
>
>
>Etape n° 3 : dans le module "éditions", choisir "états personnalisables"
>    Vous allez trouver la liste des états personnalisables déjà définis, choisissez celui que vous venez de mettre au point.  ("Impression d'étiquettes de rangement")
>    On vous demande le statut, choisissez "en cours d'import / saisie".
>    Démarrer.
>    Vous verrez la liste à l'écran.
>    En fin de liste, l'option "conversion en Excel" 
>            2 possibilités : soit enregistrer - soit ouvrir - il vaut mieux ouvrir d'abord, car il y une petite manipulation à faire en Excel.
>
>
>Etape n° 4 : dans Excel
>    Vous supprimez la première ligne (celle avec le nom et le commentaire de la procédure)
>    Pour plus de clarté, renommez les futurs titres des colonnes (qui sont donc passés de la ligne 2 à la ligne 1)
>            LEFT(expl_cote,3) devient "cote"
>            RIGHT(expl_cote,3) devient "nom"
>            LEFT(tit1,7) devient "titre"
>           expl_cb devient "code-barres"
>
>    Dans mon cas, je dois "enregistrer sous" avec l'option "en format Dbase3"
>    Tout dépend du logiciel que vous allez employer par la suite pour imprimer les étiquettes. Vous pouvez éventuellement rester en format Excel.
>
>    Au moment où vous sauvez, pensez à sélectionner le dossier de sauvegarde - sinon cela part (et se perd !) dans les dossiers temporaires de IE - où il est plus difficile de retrouver le fichier.
>
>
>Etape n° 5 : dans votre logiciel d'impression d'étiquettes ou votre traitement de texte
>    Il suffit d'adapter la "matrice", c'est-à-dire le modèle d'impression d'étiquettes à la taille des étiquettes que vous avez achetées, à leur nombre par planche, et dans mon exemple, de prévoir l'impression des 4 champs récupérés de PMB sur 4 lignes différentes avec des polices différentes.
>    On y passe un peu de temps la première fois, mais dès qu'un modèle correct est sauvé, on le réutilise sans problème.
>
>
>Etape n° 6 : dans certains cas - pour réimprimer seulement les étiquettes de quelques livres
>    Il est parfois nécessaire de réimprimer certaines étiquettes de livres déjà encodés précédemment (étiquettes détériorées ou erronées)
>
>    Dans ce cas, toutes les routines nécessaires sont disponibles dans PMB.
>    
>    a) Vous commencez par aller sur le Wiki afin de récupérer, sur la page des procédures en Sql, celle qui permet de changer le statut de tous les exemplaires d'un panier. (Wiki - Requêtes SQL - Actions sur les paniers) 
>    Tant que vous y êtes, récupérez aussi les autres (changer de localisation, de section et de type de document, et intégrez-les à PMB. Cela vous servira un jour ou l'autre.
>
>(En voici un copie - plus d'explications sur le Wiki)
>Pour changer de Statut :
>update exemplaires set expl_statut=!!nouveau_type!! where expl_id in (CADDIE(EXPL))
>et dans la configuration des paramètres : liste de choix à partir d'une requête et en option (cocher la case liste multiple):
>select idstatut, statut_libelle from docs_statut ordre by 2
>
>    Vous l'intégrez à votre version de PMB
>            Catalogue - Paniers - Gestion des procédures - Ajouter une procédure
>                    vous ajoutez la procédure expliquée sur le Wiki (changer le statut d'un panier d'exemplaires) et vous la sauvez
>
>    b) Vous créez un panier que j'ai intitulé "Etiquettes de rangement à imprimer"
>            et vous y mettez les exemplaires des livres dont vous voulez réimprimer l'étiquette (les exemplaires, pas les notices, bien sûr)
>
>    c) Vous créez un nouveau statut pour ces exemplaires, statut que j'ai appelé "pour impression"
>            Administration - exemplaires - statut - ajouter un statut
>                    "Pour impression " - exclus du prêt
>
>    d) Vous appliquez la procédure à votre panier
>            Catalogue - Paniers - Action par requête
>            Vous sélectionnez votre panier - élements (non) pointés en fonction de votre choix
>            Vous sélectionnez la procédure "changer de statut"
>                    et tous les exemplaires passent de l'ancien statut (exemple "document en bon état") au statut "pour impression"
>
>    e) Les étapes 3, 4 et 5 sont quasi identiques à ce que est expliqué ci-dessus
>                Une seule différence, au début de l'étape n° 3
>
>        Variante de l'étape n° 3 : dans le module "éditions", choisir "états personnalisables"
>            Vous allez trouver la liste des états personnalisables déjà définis, choisissez "Impression d'étiquettes de rangement"
>            On vous demande le statut, choisissez "pour impression" et non pas "en cours d'import / saisie" (afin de sélectionner les exemplaires adéquats)
>
>    f) N'oubliez de reconvertir ensuite le statut de vos exemplaires
>            Catalogue - Paniers - Action par requête
>            Vous sélectionnez votre panier - élements (non) pointés en fonction de votre choix
>            Vous sélectionnez la procédure "changer de statut"
>                    et tous les exemplaires repassent du statut "en cours de saisie / import" au statut de "document en bon état" (donc empruntable)
>
>
>C'est fini !!
>Rassurez-vous, c'est moins compliqué qu'il n'y paraît, et certaines choses ne sont à faire qu'une seule fois.
>    - dès que vos procédures sont définies et sauvées correctement, il n'est plus nécessaire de passer par ces étapes-là, vous pouvez les employer tout de suite
>    - la même remarque vaut pour la définition des paramètres d'impression des étiquettes
>            On cherche et on "chipote" la première fois, mais dès qu'on est content de son modèle d'étiquettes, il est prêt à l'emploi.
>
>Bonne chance ! Et bon travail surtout !
>
>
>Deux questions - importantes :
>
>    - la première est générale
>            Nous allons commencer le transfert des données et l'encodage à l'école d'ici 3-4 semaines maximum, pour le moment je suis en train d'étudier PMB, mais ce travail-là, je le fais chez moi après mes heures de cours
>            Les procédures que j'écris sont donc sauvées dans mon ordinateur, ainsi que les modifications des paramètres généraux et de ceux de l'OPAC.
>        Comment puis-je récupérer tout cela à l'école sans devoir le réencoder? Quels fichiers faut-il sauver (procédures + paramètres)? et où? (quels dossiers?)
>
>    - la deuxième concerne mon étape n° 6 (imprimer les étiquettes de quelques livres - pas nécessairement ceux en cours d'encodage)
>            J'ai essayé d'écrire une routine en SQL qui me permet d'introduire comme paramètre le nom du panier dont je voulais extraire les données (étapes n° 2 et 3), mais je n'y suis pas parvenue. J'ai toujours des erreurs de syntaxe ou autres.
>            Quelqu'un a-t-il une idée?
>            Il est vrai que j'ai une solution - changer le statut de tout un panier d'exemplaires, mais elle risque parfois de poser problème.
>            Si je mets des exemplaires au statut différent (en bon état - exclus du prêt - détérioré ...), je risque de me tromper au moment de les rechanger de statut.
>            Pouvoir introduire en paramètre le nom du panier sur lequel il faut appliquer l'action "Impression des étiquettes de rangement" réglerait ce problème, et supprimerait des étapes intermédiaires, puisque je ne devrais plus passer deux fois par le stade "changer le statut des exemplaires".
>
>Les suggestions sont les bienvenues. Merci d'avance.
>
>Bonne journée à tous,
>
>
>Anne-Marie Cubat
>
>Ecole N.-D. de la Sagesse
>B-1083 Bruxelles
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Stéphanie Fort - Bibliothécaire
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Tél : 0032 (0)2/421.43.30 



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