Un besoin de modernité à l’image du service

Avec plus 5 500 étudiants et un catalogue de formation très riche et réputé, le prestige d’Henallux est indéniable. Composée de onze campus, Henallux dispose d’un réseau de huit bibliothèques pour répondre aux besoins des étudiants et des enseignants/chercheurs, qui doivent approfondir en permanence leurs connaissances et accéder à une information de qualité. Jusqu’à présent, ces bibliothèques n’étaient pas dotées d’un véritable portail documentaire mais d’un simple Opac PMB, comme nous l’explique Alain Somville, Coordinateur du Service Bibliothèques d’Henallux : « Nous n’avions jamais été accompagnés sur les aspects graphiques de notre Opac PMB. Nous avions, avec les moyens à notre disposition, bricolé tant bien que mal une feuille de style. Celle-ci devenant plus que vieillissante rendait notre Opac terne et peu attractif ».

Dans ces conditions, il était devenu difficile pour les documentalistes de valoriser les ressources disponibles au sein du réseau. Les usagers, quant à eux, éprouvaient certaines difficultés à consulter le catalogue. « Le fait que notre Opac ne soit pas responsive empêchait la consultation de notre catalogue sur les différents supports disponibles aujourd’hui : smartphones, tablettes, etc. C’était devenu par la force des choses un outil statique qui ne reflétait plus l’image d’un service dynamique et proche des besoins utilisateurs. Il était devenu impératif de rafraîchir et de moderniser cet environnement graphique sous peine de perdre nos utilisateurs » nous confie Alain Somville, avant d’ajouter : « nous devions apporter une solution au manque de visibilité de nos nouveaux supports numériques » d’autant que « certaines fonctions bien utiles pour nos utilisateurs étaient sou-exploitées : panier, liste de lecture, réservation d’un document… »

La communication avec les usagers est également essentielle pour valoriser le fonds documentaire et l’ensemble des services proposés par les bibliothèques. Face à la multiplicité des canaux de communication, l’équipe d’Henallux ressentait également des problèmes d’efficacité  : « Nous avions des difficultés à utiliser les outils modernes et performants du SIGB PMB pour communiquer avec nos utilisateurs (newsletters, foire aux questions…). On a observé une tendance vers un éclatement des outils de communication, ce qui occasionnait des pertes de temps, d’efficacité et surtout un manque de cohérence et de mutualisation. »

Un accompagnement sur mesure

C’est dans ce contexte que l’équipe d’Henallux décide en mars 2018 de se tourner vers PMB Services pour mettre en œuvre un portail documentaire de type Open Clever. « PMB Services est notre prestataire historique depuis le déploiement de notre SIGB en 2009. Ne possédant pas les compétences nécessaires en interne pour mettre en place rapidement ce type de projet, nous nous sommes naturellement adressés à PMB Services afin de nous accompagner. »

La solution Open Clever comprend un audit personnalisé sur site mené par un formateur et un webmaster de PMB Services. « Nous avons apprécié la rencontre in situ avec le duo composé du formateur et du webmaster spécialisé dans les aspects ergonomiques et graphiques de notre projet » se souvient Alain Somville. « Nous avons ainsi pu recevoir tous les conseils nécessaires sur les tendances actuelles du web, même si le respect de la charte graphique d’Henallux a limité notre créativité. » En effet, l’une des particularités du projet était de créer un portail documentaire avec un environnement graphique moderne et original tout en respectant la charte graphique d’Henallux. « A posteriori, cette contrainte est devenue un atout et le gage d’une certaine durabilité dans le temps » estime Alain Somville.

En se rendant sur site, les experts de PMB Services ont échangé longuement avec l’équipe d’Henallux pour recueillir l’ensemble des besoins et établir ensemble un cahier de spécifications ; cette rencontre étant toujours essentielle car elle oriente le travail des webmasters et graphistes de PMB Services lorsqu’ils réalisent la maquette du portail. Quelques semaines plus tard, l’équipe d’Henallux a pu avoir un premier aperçu de leur portail : « Les différentes maquettes proposées nous ont permis progressivement de nous rendre compte concrètement de ce que pourrait être notre futur portail, mais ce n’est qu’au moment de la découverte réelle de notre projet en prototype que nous avons pris entièrement conscience de la réalité des choses. Ce travail de prototype nous a facilité la compréhension du module portail et notre prise en main de l’outil. » Seul regret, les contraintes budgétaires ont limité les rencontres entre l’équipe d’Henallux et celle de PMB Services : « Nous sommes convaincus que nous avons manqué de réunions en présentiel avec les responsables PMB Services et notre équipe de bibliothécaires. Maintenant, nous savons pertinemment bien que la multiplication de rencontres in situ aurait augmenté considérablement le montant du budget alloué à notre projet. »

PMB est un outil robuste avec un fort potentiel : pour maîtriser véritablement le logiciel, ses utilisateurs peuvent avoir parfois besoin de soutien, à l’instar des documentalistes d’Henallux. « La mise en œuvre du portail s’est dans l’ensemble bien déroulée. Mais maintenant que le projet est devenu concret, nous ressentons le besoin d’avoir de nouveaux contacts avec PMB Services pour encore affiner et améliorer les services proposés. C’est certainement la preuve que le module portail est doté d’une puissance paramétrable à l’infini mais peu évidente à maîtriser sans l’aide d’experts rompus à ces développements ».

Des premiers retours très positifs...

En ligne depuis septembre 2018, le nouveau portail d’Henallux a été très bien accueilli : « notre service communication nous a complimenté sur la qualité des aspects graphiques de notre nouveau site ». Les 400 000 ressources des huit bibliothèques et de la ludothèque sont bien mieux valorisées et les usagers s’approprient progressivement leur nouvel outil : « les retours qui nous sont déjà parvenus sont, dans l’ensemble, très positifs. Nos utilisateurs trouvent notre site intuitif, aéré et moderne. Ils utilisent des services comme les listes de lecture et les paniers de manière beaucoup plus régulière ».

… et déjà de belles idées d’évolutions

Bien entendu, le portail n’est pas figé et certaines améliorations pourront être apportées prochainement. « Nous pensons maintenant, avec notre regard plus avisé sur le projet, que les recherches prédéfinies comme les travaux de fin d’études, les e-books ou encore les articles de revues, devraient intégrer respectivement des vues spécifiques. » Cette fonctionnalité est d’ailleurs déjà proposée sur le site de l’école supérieure Néoma Business School.

Le portail évoluera sans doute encore dans les années à venir car les équipes d’Henallux ne manquent ni d’idées ni d’ambitions : « Nous espérons faire évoluer notre portail afin de devenir un lieu de mutualisation d’informations et de services pour nos utilisateurs à l’image de ce que pourrait être un learning centre virtuel mais, bien entendu, en toute modestie et toute proportion gardée. »

Découvrez dès à présent le portail d'Henallux en cliquant ici.