Pouvez-vous présenter rapidement votre service ?
La Mission de la communication interne et du management de l’information (CIMI) est constituée de quatre pôles : Communication événementielle et collaborative, Communication éditoriale multicanale, Digital et outils collaboratifs et enfin Documentation et information. Ce dernier comporte une responsable, trois chargés d’information et de documentation et une assistante de gestion documentaire et administrative. Notre public est essentiellement constitué d’agents de la collectivité. Nous réalisons des missions classiques en lien avec notre centre de documentation situé dans l’un de nos deux espaces de coworking institutionnels : panoramas de presse généralistes et médicaux, diffusion sélective d’information, alimentation de l’OPAC, dossiers documentaires, bibliographies, prêts de documents et recherches documentaires… Nous développons également de façon progressive des actions de médiation avec nos lecteurs (vidéos de promotion de notre fonds, animations, utilisation du réseau social interne…).
Depuis quand utilisez-vous PMB ? Depuis quand êtes-vous client de PMB Services ?
Suite à un appel d’offres lancé fin 2014 par la Direction des Systèmes d’Information pour choisir un nouveau logiciel documentaire, la solution PMB a été retenue. PMB Services a accompagné nos équipes durant l’année 2015 dans la construction du portail, la migration des données depuis Techlib et la formation des agents du service documentation et information à l’utilisation de PMB. L’ouverture du portail (nommé Adoc chez nous) et la finalisation du projet datent de septembre 2015.
Vous avez sollicité PMB Services pour auditer votre fonctionnement avec PMB et plus généralement vos pratiques documentaires. Quelles étaient les principales raisons qui ont motivé votre décision ?
Nous avons la chance d’avoir une DSI très à l’écoute et particulièrement une chef de projet informatique qui nous a proposé cette journée d’audit en préalable à une formation d’équipe. Outre le désir de reprendre un contact physique avec l’équipe de PMB Services et donc avec Laure Bénac et Bérengère Royer, nous sommes à une période où nous songeons à rénover notre portail. Nous étions donc intéressés par les conseils qu’elles pouvaient nous apporter et par la méthodologie à adopter pour revoir nos processus et utiliser au mieux les fonctionnalités actuelles du logiciel. De surcroît, nous avions des interrogations sur certains outils (statistiques sur le module de demandes, quelle meilleure solution pour alimenter nos étagères sur le portail, comment revoir nos DSI…).
Comment s'est déroulée la journée d'audit ? Qu'avez-vous pensé de l'approche de PMB Services ?
Laurent Baillet : J’avoue que le début de la matinée avec un jeu de la vérité (dire deux faits véridiques et un mensonge) m’a un peu dérouté. Mais ensuite, la sélection de concepts (via un jeu de carte de « remue-méninges »), l’analyse de nos publics puis de nos produits était fort intéressante. La deuxième partie de la journée avec l’analyse de nos pratiques professionnelles collectives ou individuelles a permis de réfléchir à des améliorations dans les procédures parfois lourdes (comme l’import de notices via les suggestions dans le module acquisition) ou à des solutions simplifiées (comme pour l’alimentation des étagères du portail) ainsi qu’à des améliorations ergonomiques (suppression des fonctionnalités telles que Wikipédia inopérante dans notre contexte par exemple).
Clotilde Bogatchek : je me suis sentie immédiatement en confiance avec Laure et Bérengère grâce à leur approche ludique. La première partie de la journée était consacrée à l’analyse de notre structure et de nos produits, cela nous a permis de prendre du recul par rapport à nos pratiques et de revoir l’ensemble de nos processus.
Nous avons rejoint le reste de l’équipe l’après-midi pour que chacun puisse décrire précisément et montrer en conditions réelles ses activités liées à PMB.
L'équipe PMB Services a-t-elle su répondre à vos attentes ? Pourquoi ?
Cette journée d’audit fut très enrichissante, Laure et Bérengère nous ayant apporté des pistes d’amélioration et de simplification via leurs recommandations et leurs conseils aussi bien dans les pratiques que pour une amélioration du portail.
Nous avons pu mettre en place un plan de formation suite à cette journée qui nous permettra de mieux utiliser le logiciel et surtout de gagner du temps dans nos tâches quotidiennes.
PMB Services remercie chaleureusement l’équipe du Département du Val d’Oise, et particulièrement Clotilde Bogatchek et Laurent Baillet qui ont accepté de répondre à nos questions.
Si vous aussi vous souhaitez solliciter PMB Services pour mener une journée d’audit dans vos locaux, contactez-nous au +33(0)2 43 440 660 ou par mail à l’adresse habituelle.
