Incluez les prestataires dans votre veille

Si la loi vous interdit d’être en contact avec les fournisseurs une fois votre appel d’offres lancé, rien ne vous empêche de faire une veille sur les prestataires pouvant répondre à vos besoins pour l’élaboration de votre cahier des charges. Profitez de cette phase pour échanger sur vos besoins, découvrir les nouveautés du marché et recevoir des conseils personnalisés.

Forts de notre expérience de plus de 15 ans, nous nous déplaçons dans vos locaux, ou nous organisons une visioconférence, pour analyser votre fonctionnement et vos attentes afin de vous aider à définir précisément vos besoins. Notre équipe vous offre une démonstration personnalisée de la solution PMB vous permettant d’avoir un premier aperçu de son ergonomie et de ses fonctionnalités. En procédant ainsi, nous vous aidons non seulement à vous projeter dans votre éventuelle utilisation du logiciel, mais nous vous conseillons aussi sur vos pratiques pour vous permettre de gagner en efficacité et améliorer vos services à vos usagers. Selon l’ampleur de votre projet, votre budget et vos exigences, nous pouvons vous aider à prioriser vos besoins et éventuellement définir plusieurs phases pour concevoir votre projet de façon évolutive et ainsi échelonner les coûts.

Cette phase de conseil est essentielle car elle vous permet d’éviter un certain nombre de questions et d’inquiétudes une fois l’appel d’offres lancé : le cahier des charges que nous avons rédigé couvre-t-il vraiment l’ensemble de nos besoins ? Nos exigences sont-elles conformes à nos pratiques ? Les besoins que nous avons définis sont-ils les plus judicieux en termes de maîtrise du budget et d’optimisation des process ?

En nous rencontrant dès la phase de réflexion, il n’y a aucun engagement de votre part. Rencontrer les différents fournisseurs fait pleinement partie de votre veille et vous permet d’élargir vos connaissances sur les solutions disponibles et faire peut-être émerger de nouvelles idées.

Un appel d’offres ? La loi vous impose un cadre

Selon les règles de marché auxquelles vous serez soumises par votre service marché/achat, un appel d’offres pourra être nécessaire. Dans ce cas, retenez que tant que l’appel d’offres n’est pas publié, vous êtes parfaitement libres d’échanger. Une fois votre appel d’offres lancé, vous devrez respecter les étapes stipulées dans le marché.

La négociation est le début d’une relation client-fournisseur basée sur l’échange ! N’oubliez pas de prévoir cette étape avec les prestataires afin de pouvoir valider, ajuster, négocier les propositions que vous aurez reçues.

Et si vous êtes sûr de vouloir utiliser PMB ?

PMB est un logiciel libre : plusieurs sociétés de services proposent ainsi des prestations pour permettre aux professionnels de l’infodoc d’informatiser leur structure avec PMB (installation sécurisée du logiciel, reprise en hébergement, reprise des données depuis l’ancien logiciel vers PMB, formation, création d’un portail documentaire, etc.).

Si vous êtes convaincus par les nombreuses fonctionnalités de PMB, mais aussi par son côté flexible et évolutif, vous pouvez lancer un appel d’offres PMB. Dans ce cas, votre cahier des charges doit préciser que vous souhaitez utiliser la solution PMB : vous êtes donc à la recherche d’un prestataire de services autour de ce logiciel. Comme dans un appel d’offres classique, vous serez tenus d’examiner toutes les candidatures et de garantir l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.

Vous souhaitez découvrir tout le potentiel de PMB ? Contactez-nous par mail ou par téléphone au +33 (0)2 43 440 660.