Un simple opac pour mettre en ligne le catalogue documentaire
Depuis 2012, l’école de commerce rennaise valorisait les ressources de son centre de documentation à travers un opac alimenté directement depuis le logiciel PMB. Si celui-ci permettait de consulter le catalogue en ligne, « il n’était plus adapté à l’évolution des pratiques des usagers puisqu’il n’était pas responsive. Son alimentation et sa gestion étaient également complexes : les documentalistes devaient maîtriser le langage HTML et le système d’infopages pour maintenir l’opac à jour » se souvient Isabelle Robert.
Au fur et à mesure des années, le visuel vieillissant de l’opac ne reflétait pas le dynamisme de l’École et de son équipe documentaire. Ainsi, « en collaboration avec notre service Communication et la Direction des système d’information, nous avons entamé une réflexion sur le passage d’un simple opac à un véritable portail documentaire ».
Une phase de conseils avant-vente pour évaluer les besoins
Après avoir fait le point en interne sur les besoins et les attentes de chacun, Isabelle Robert a contacté PMB Services en octobre 2017 pour la mise en œuvre d’un portail. Lors de la définition des besoins auprès du pôle commercial, le respect de la charte graphique de l’École s’est avéré être une obligation : le choix du portail oscillait donc entre un Pagéo et un Open Clever. Au fur et à mesure des échanges, le portail Open Clever s’est imposé comme solution la plus adaptée : avec ce portail totalement sur-mesure, l’équipe de documentalistes de Rennes School of Business allait pouvoir valoriser son fonds et offrir aux étudiants un site bilingue au design moderne, efficace et facilitant les recherches.
Un an plus tard, le projet est validé et PMB Services peut accompagner l’équipe de Rennes School of Business dans la mise en œuvre du portail. Les différentes étapes du projet sont alors planifiées.
Un accompagnement personnalisé
En février 2019, un graphiste, un webmaster et une formatrice PMB Services ont rencontré l’équipe de documentalistes rennaise, pendant une journée entière dans les locaux de l’École, afin de définir ensemble les différents besoins. Grâce à des méthodes pédagogiques ludiques, les attentes de chacun ont pu être mises en lumière. « Cette journée a permis à l’équipe d’avancer concrètement dans la réflexion et d’être guidée efficacement en priorisant les besoins exprimés. »
Suite à cette journée, PMB Services a rédigé un cahier de spécifications composé d’un compte-rendu des besoins et des contraintes à respecter, mais aussi de zonings des différentes pages (accueil et intérieures), afin de confirmer les lignes directrices du projet.
Une fois ces éléments validés, PMB Services et Rennes School of Business ont travaillé main dans la main pour dessiner le futur portail documentaire, à commencer par la réalisation et la validation des maquettes de la page d’accueil et des pages intérieures. Une fois cette phase terminée, les webmasters ont paramétré le portail de façon à ce que ses fonctionnalités soient adaptées aux besoins de l’École, puis ont intégré les différentes maquettes.
Isabelle Robert rappelle que le portail était avant tout destiné aux étudiants, il était donc primordial de les consulter durant la phase de conception. « Cinq étudiants-test ont été consultés pour donner leur avis sur les directions prises. »
En mai 2019, une journée sur site animée par une formatrice de PMB Services a permis à l’équipe du Learning Center d’apprendre la gestion du portail. Puis, pendant 2 mois, a eu lieu une phase d’alimentation des pages du portail par les documentalistes (saisie des liens vers les bases de données, des FAQ, des infos pratiques…).
Un nouveau portail pour une nouvelle rentrée !
En août 2019, après six mois de travail, le portail documentaire de Rennes School of Business est mis en ligne. « Ce choix était stratégique puisqu’il permettait de profiter de la fin de l’été pour réaliser les derniers ajustements et peaufiner quelques détails » explique Isabelle Robert.
Dès la rentrée, les étudiants ont pu découvrir le nouveau portail de l’École et ses fonctionnalités. Désormais responsive, le portail peut être consulté n’importe où, aussi bien sur un ordinateur que sur un smartphone ou une tablette. Les fonctions de recherche sont véritablement mises en avant comme l’explique la responsable du Learning center : « Dès la page d’accueil, les usagers peuvent effectuer une recherche dans le catalogue des livres et e-books de l’École, mais aussi dans les bases de données auxquelles elle est abonnée. Les étudiants sont ainsi guidés en fonction de la nature de leur recherche et du type de ressources souhaité. Toutes les fonctions de recherche sont d’ailleurs accessibles depuis n’importe quelle page du site afin de ne pas avoir systématiquement besoin de revenir sur la page d’accueil. »
Véritable outil de valorisation de l’information, le portail peut intégrer sur sa page d’accueil un message ponctuel, « fil d’info », afin d’avertir, par exemple, les étudiants d’un horaire exceptionnel ou d’une ressource inaccessible momentanément. Côté gestion, une date de début et de fin de publication peut être paramétrée, afin de permettre une mise à jour automatique. Une page d’informations pratiques avec une structure sur-mesure permet également aux usagers d’accéder en un clic à toutes les informations essentielles concernant le Learning center : plan d’accès et horaires, conditions de prêt, ressources disponibles et photographies des lieux. Une foire aux questions (FAQ) incluant des tutoriels vidéo permet aussi d’aider les usagers dans leur façon d’utiliser le portail documentaire.
Toute l’équipe PMB Services remercie chaleureusement Isabelle Robert pour son retour d’expérience sur la démarche de mise en œuvre d’un portail documentaire avec PMB Services, partagé le 7 novembre 2019 auprès des participants du PMB Tour de Rennes.
