Communiquer efficacement en multipliant les outils

Nouvelle directrice de la médiathèque de Munster, Cilia Fougères a pris ses fonctions le 17 mars 2020, soit 3 jours après la fermeture de toutes les bibliothèques ! « Durant ma première semaine, je me suis familiarisée avec le logiciel PMB, j’ai pris le temps d’appréhender le fonctionnement de l’équipe » se souvient-elle. Et puis très vite, il a fallu faire preuve de réactivité pour maintenir le lien avec les usagers et préparer l’après confinement.

Être actif sur les réseaux sociaux

Pour cela, la communication est essentielle, comme l’explique Cilia Fougères. « Nous sommes très présents sur les réseaux sociaux, notamment sur notre page Facebook. Durant le confinement, nous l’avons utilisée de façon quotidienne pour donner des idées d’occupations à nos usagers, relayer des animations réalisées par d’autres structures, valoriser certaines ressources en ligne. »

Utiliser le portail documentaire

En parallèle, le portail documentaire (réalisé par PMB Services et dévoilé au public au cours de l’année 2019) était régulièrement mis à jour : « Nous avons utilisé notre portail pour communiquer sur la fermeture de la médiathèque, puis sur sa réouverture progressive avec ses nouveaux horaires et la mise en place d’un système de drive. Mais nous avons également mis en avant nos nouveautés car nous avons eu la chance de recevoir des commandes durant la période de confinement. D’ailleurs, depuis le mois de mars, on observe clairement de nouveaux réflexes chez nos usagers. Ils ont pris l’habitude de consulter notre portail pour se tenir informés, alors que ce n’était pas toujours un automatisme auparavant. »

Envoyer des newsletters

Et pour être certains de maintenir les liens avec leurs usagers, les médiathécaires de Munster n’ont pas hésité à multiplier les newsletters. « Chaque actualité publiée sur le portail faisait l’objet d’une communication envoyée via le module DSI de PMB. Nous voulions que nos usagers sachent que nous étions toujours en activité, que nous alimentions les collections malgré le confinement » explique la directrice.

S’adapter

Dès l’annonce de la réouverture autorisée des bibliothèques, l’équipe munstérienne s’est mobilisée pour permettre aux usagers de revenir et ré-emprunter des documents. Mais en raison du contexte et des différentes mesures sanitaires imposées par les autorités, Cilia Fougères et son équipe ont dû revoir le fonctionnement de la médiathèque.

Respecter les obligations sanitaires

« Nous avons rouvert la médiathèque au public le 12 mai, uniquement pour la restitution de documents. Mais il fallait impérativement mettre en place une quarantaine pour tous les ouvrages que nous récupérions, nous nous sommes tournés vers PMB Services pour cela. Ils ont développé une procédure pour que les documents changent automatiquement de statut : dès qu’un usager nous retourne un document, il passe en statut ‘en quarantaine’ dans notre base et ne peut être emprunté. On le laisse alors de côté 10 jours dans une salle prévue à cet effet. Une fois le délai de quarantaine écoulé, le statut du document passe automatiquement de ‘en quarantaine’ à ‘disponible’. L’outil mis à notre disposition par PMB Services répond vraiment à nos besoins et nous permet un vrai gain de temps ! »

Proposer de nouveaux services

Depuis le 19 mai, la bibliothèque de Munster autorise de nouveau ses usagers à emprunter des documents grâce à un système de drive. « Pour le moment, les usagers ne circulent pas dans la médiathèque. Ils consultent notre catalogue via le portail puis nous contactent pour que l’on mette de côté les documents qui les intéressent. En 10 jours, nous avons eu environ 90 demandes. Les demandes sont régulières, cela prouve que le service est satisfaisant pour les usagers. » s’enthousiasme Cilia Fougères.

PMB Services remercie chaleureusement Cilia Fougères pour son témoignage.