Rappelez-vous : dans un intérêt communautaire, nous avions lancé un appel à contributions pour financer le développement permettant la gestion des animations dans PMB. Deux réseaux de médiathèques et une médiathèque ont accepté de se lancer dans l’aventure du financement participatif. Le 07 octobre 2020, notre équipe s’est rendue chez l’un des contributeurs, à Seclin, pour présenter l’avancée du développement et faire le point sur les besoins exprimés. Un vrai moment privilégié avec les contributeurs !
Gestion des animations : un nouveau module bientôt disponible dans PMB
Une démarche résolument tournée vers l’utilisateur
Chez PMB Services, la prise en compte des besoins utilisateurs est un aspect essentiel de notre démarche d’innovation. Tous les développements injectés dans le logiciel PMB sont ainsi conçus pour faciliter les pratiques des bibliothécaires et des documentalistes : certains sont spécifiquement commandés par des clients, d’autres sont réalisés à l’initiative de PMB Services. En ce qui concerne la gestion des animations, c’est une demande qui émane de notre service commercial. Ce dernier, en épluchant les appels d’offre, s’est aperçu du besoin des bibliothécaires de s’appuyer sur un outil de gestion documentaire dans lequel est intégré un puissant module de gestion des animations. Si ce besoin est très souvent évoqué par les bibliothécaires, nous avons vite compris qu’un tel développement pourrait également être bénéfique aux documentalistes et knowledge managers. Après une longue réflexion, nous avons finalement lancé un appel à contributions pour permettre à toutes les structures qui le souhaitaient de financer une partie de ce développement.
Le réseau des médiathèques du Mélantois a ainsi accepté de financer 50 % du développement. Judith Gryspeerdt, responsable de l’une des médiathèques du réseau, nous explique : « Les contraintes budgétaires sont une réalité pour les bibliothèques. Avec les appels à contribution, chaque structure finance une partie du développement, à la hauteur de ses moyens. Cette façon de faire colle parfaitement avec la philosophie de PMB Services ! Le montant que l’on verse en tant que contributeur n’influence pas la relation avec l’équipe de PMB Services. À aucun moment, je n’ai eu l’impression qu’il y avait un client ‘roi’. Les autres contributeurs et mon équipe avons eu les mêmes informations. »
Rencontrer, échanger et dialoguer pour concevoir un outil en parfaite adéquation avec vos besoins
Les contributeurs sont inclus dans toutes les étapes du développement, depuis la prise en compte des besoins utilisateurs jusqu’à la livraison finale du développement. Afin de faire le point sur l’avancée du module Animations, Éric Robert (Directeur général), Bérengère Royer (Responsable du Service commercial) et Arnaud Renou (Responsable de l’équipe Développement) se sont rendus le 07 octobre 2020 à la mairie de Seclin, la médiathèque de Seclin appartenant au réseau mélantois. Tous nos développeurs ainsi que le personnel de la médiathèque de Luynes, également contributrice, ont pu assister à la réunion grâce à notre logiciel de visio-conférence. « Ces rendez-vous sont très importants pour notre équipe. Nous œuvrons tous les jours pour nos clients, nous connaissons leur métier, mais nous avons besoin d’échanger avec eux pour être certains que nous prenons la bonne direction » explique Arnaud Renou, avant d’ajouter : « Pour nous, ces rencontres permettent de montrer le travail déjà réalisé et offrent à nos clients un moment privilégié pour se projeter avec la nouvelle fonctionnalité. Cette agilité nous permet de redéfinir tous ensemble les priorités pour la suite, et même parfois, de faire émerger de nouveaux besoins qui n’avaient pas été évoqués pendant la réalisation du cahier des charges. »
Judith Gryspeerdt a réellement apprécié ce temps d’échange avec les développeurs : « On a pu parler de nos métiers respectifs. Personnellement, cette réunion m’a aussi permis de me rendre compte du travail et des contraintes auxquelles sont confrontés les développeurs chez PMB Services. On peut parfois avoir l’impression qu’on leur demande des fonctionnalités faciles, qu’il suffit juste de changer un bouton pour obtenir ce que l’on veut, mais c’est en fait bien plus compliqué. Cet après-midi d’échanges était vraiment une expérience ‘gagnant-gagnant’ ! »
Un développement presque finalisé
En réalité, ce développement aurait dû être prêt un peu plus tôt. Mais le coronavirus est passé par là et a bouleversé le planning de nos développeurs. « Le confinement et l’épidémie ont tout chamboulé ! PMB Services a finalement travaillé pendant le printemps sur Biblio-Drive, l’application de gestion des rendez-vous. Cette décision est tout à fait compréhensible, c’était pour répondre à l’urgence du moment ! Au début de l’été, tous les contributeurs du développement permettant la gestion des animations ont été recontactés par PMB Services, le lien n’a jamais été rompu » se souvient Judith Gryspeerdt.
Jusqu’à présent, les développeurs se sont uniquement penché sur l’ajout de la fonctionnalité côté back-office. La partie portail fera prochainement l’objet d’un nouveau « sprint ». Pourtant, même si le développement n’est pas terminé, Judith Gryspeerdt ne cache pas son enthousiasme. « Si on me livrait le développement en l’état, je serais très contente. Évidemment, nous avons profité de la réunion du 07 octobre pour faire des demandes supplémentaires, mais globalement l’équipe Développement a réussi à couvrir tous les besoins que nous avions remontés lors des ateliers menés cet hiver. J’aime vraiment ce qui a été fait : on reconnaît l’ergonomie de PMB, c’est facile de comprendre le fonctionnement de cette nouvelle fonctionnalité et l’utilisation a l’air naturelle. Le module de gestion des animations a été conçu à part des autres modules, c’est très pratique pour les structures comme les nôtres qui fonctionnent en réseau. »
Durant les prochaines semaines, les contributeurs (à savoir, le réseau des médiathèques du Mélantois, le réseau des médiathèques au Pays de la Roche aux Fées et la médiathèque de Luynes) pourront s’approprier le nouveau module grâce à une base de test qui sera mise à leur disposition. Cette étape est cruciale pour repérer d’éventuels dysfonctionnements du logiciel avant d’injecter définitivement le nouveau développement dans PMB 7.4.
En parallèle, notre équipe de développeurs s’attellera au développement partie portail qui permettra aux usagers de :
- consulter les agendas des bibliothèques et des centres de documentation ;
- s’inscrire à un/plusieurs événement(s) ;
- gérer en totale autonomie leurs participations (annuler ou confirmer leur présence ; vérifier l’ensemble des événements auxquels ils sont inscrits grâce à un tableau de bord accessible depuis leurs comptes personnels).
Rendez-vous au PMB webiCampus
Encore un peu de patience donc, avant d’utiliser pleinement de cette nouvelle fonctionnalité. Dans tous les cas, tenez-vous prêt pour le PMB webiCampus : notre équipe profitera de cet événement 100 % digital pour vous dévoiler le nouveau module !
Toute l'équipe PMB Services remercie chaleureusement Judith Gryspeerdt pour son témoignage et son accueil chaleureux le 07 octobre 2020. Une grand merci également à son équipe, à celles de la médiathèque de Luynes et des médiathèques du Pays de la Roche aux Fées pour leur participation et leur investissement dans ce beau projet !
