Faites le point sur vos outils de communication

Communiquer, c’est bien. Mais communiquer efficacement, c’est mieux. Et pour être sûr de la pertinence de vos actions, vous devrez prendre le temps de vous poser, de passer en revue l’ensemble des actions menées et d’évaluer l’impact de chacune d’elles. Cette étape peut paraître fastidieuse, pourtant elle peut faire naître un certain sentiment d’auto-satisfaction face au travail mené ces 10 derniers mois par exemple.

Commencez par lister tous les éléments de communication mis en place par votre structure : du simple article sur le portail documentaire, en passant par l’envoi de DSI, les publications sur les réseaux sociaux ou encore les affiches et flyers. Pour chaque outil de communication, rappelez-vous les objectifs et le public visés. Puis utilisez tous les outils statistiques à votre disposition pour évaluer l’efficacité de tel ou tel support : statistiques du portail documentaire, de vos réseaux sociaux, de vos DSI, questionnaires d’évaluation, etc.

Selon les publics visés, la pertinence des outils de communication peut différer. Des enseignants-chercheurs seront peut-être plus réceptifs aux newsletters qu’ils recevront, alors que l’envoi de SMS aura de meilleurs résultats auprès de vos étudiants.

Une fois ce travail mené, n’hésitez pas à aller fouiner sur internet et jeter un œil aux sites internet, portails documentaires et réseaux sociaux des structures similaires ou concurrentes. Cela peut vous donner des idées d’actions à mettre en place ou au contraire vous donner des exemples de « fausses bonnes idées » (qu’on se le dise, l’herbe n’est pas toujours plus verte ailleurs !).

À partir de là, vous y verrez plus clair sur votre travail. Définissez alors le type de contenus à maintenir, à supprimer et à créer.

Mettez à jour votre portail documentaire

Après votre analyse, peut-être mettrez-vous en lumière des manquements. Rappelez-vous également si des questions de vos usagers reviennent régulièrement. Auquel cas, pourquoi ne pas enfin prendre le temps de créer cette fameuse FAQ ou pourquoi ne pas créer une nouvelle rubrique dans le portail ? En effet, ce dernier ne doit pas être une simple vitrine de votre catalogue, il doit répondre aux besoins d’informations de vos usagers. Tout son potentiel doit donc être utilisé pour le transformer en véritable outil de communication.

N’hésitez pas à humaniser vos contenus. Vous avez pris le temps de présenter les missions de votre structure, mais avez-vous présenté l’équipe ? Les usagers savent-ils à qui s’adresser lorsqu’ils ont un besoin particulier ?

Vous pouvez également profiter du temps disponible pour parcourir l’ensemble des pages de votre portail documentaire. Pensez à vérifier que les liens sont toujours actifs, que les adresses mail communiquées sont toujours utilisées et n’hésitez pas à apporter des informations complémentaires si vous le pouvez.

Enfin, n’oubliez pas que l’on ne rédige pas des contenus destinés à être publiés sur le web comme on rédige un rapport ou un dossier de presse. Vous pouvez vous aider de notre livre blanc « Rédiger pour le web ».

Et pourquoi ne pas réfléchir à la refonte de votre portail ?

Les technologies du web évoluent très vite, les tendances graphiques également… et votre portail documentaire dont vous étiez tellement fier il y a quelques années paraît bien vieillissant aujourd’hui.

Il se peut également que le site institutionnel de votre structure ait été refait récemment et l’univers graphique de ce dernier diffère complètement de votre portail documentaire. Dans ce cas, il est fort à parier que vos usagers remarqueront bien vite le manque de cohérence entre tous les outils mis à leur disposition.

Il est donc peut-être temps d’envisager la refonte de votre portail pour le moderniser et lui apporter de nouvelles fonctionnalités. Les services aux usagers n’en seront que de meilleure qualité. Pour préparer efficacement votre projet, un webinar est à votre disposition ici.