PMB Services dispose de moyens et d’une réelle expertise pour effectuer la reprise de données de bases déjà existantes. Les collaborateurs de PMB Services procèdent avec méthode pour analyser précisément tous les champs pour respecter l'intégrité et la spécificité de chaque base, tout en minimisant les risques d’erreurs lors de la reprise des données.
La méthodologie de PMB Services est divisée en quatre étapes afin de garantir à toutes les structures un accompagnement de qualité :
- Analyse des champs et correspondances avec PMB
- Création de scripts pour l’import dans PMB dans une base test, adaptation de la fonction d’import de PMB puis import test
- Cycle de validation/correction
- Import définitif dans la base de production
Analyse des champs et correspondances avec PMB
Tous les champs de l'application d'origine sont listés, leur pertinence et la manière dont ils seront repris dans PMB sont étudiées. Ce travail s'effectue main dans la main avec les professionnels qui connaissent leur fonds.
Création d'un filtre de conversion vers du MARC XML
A partir des correspondances, un script et/ou une feuille XSLT sont développés afin de convertir les données du format d'origine dans un format MARC XML propre à PMB. PMB dispose de librairies de fonctions et d'un environnement de programmation qui permet de développer des filtres de manière efficace et fiable.
Une fois ce fichier XML obtenu, la conversion en Unimarc ISO 2709 est immédiate dans PMB.
Adaptation de la fonction d'import de PMB
Le logiciel dispose d'une fonction d'import minimale pour les champs standardisés de la grille de catalogage de PMB. Cette fonction d'import en appelle une autre, spécialisée pour chaque migration.
« L'adaptation de la fonction d'import » consiste à programmer cette fonction spécialisée qui tiendra compte des champs personnalisés. Une modification a posteriori de la notice importée permet d’ajuster certaines informations structurelles (dédoublonnage partiel, création de liens entre notices, traitement des vedettes matières hors fichiers d'autorités, etc.).
Cette séparation des rôles permet de concentrer le travail sur les spécificités de la migration et de restreindre les possibilités d'erreurs dans la chaîne de conversion.
Import test
Tout au long du travail précédent, des tests sont effectués sur des données complètes ou partielles. Une base PMB correctement paramétrée avec les champs nécessaires est élaborée parallèlement, puis l'import complet est réalisé.
Selon la taille du fonds, l'import peut être plus ou moins long. Pour les fonds importants, quelques tests sont réalisés sur des extraits de fichiers sélectionnés pour vérifier les parties les plus délicates de la conversion avant de se lancer dans l'import complet.
Cycle de validations/corrections
Dans cette étape, le résultat de la reprise est présenté au personnel de chaque structure. Les collaborateurs de PMB Services accompagnent leurs clients dans la découverte des données dans PMB. D'autres itérations pourront être prévues si cela s'avère nécessaire.
Import définitif dans la base de production
L'équipe projet valide la conformité de la migration en fonction des attentes exprimées par le client. Une fois cette validation effectuée, l'import définitif est réalisé.
En fonction des projets, les numéros de référence des notices de l'application d'origine sont conservés de façon à corriger ou récupérer, a posteriori, une information qui aurait échappé à la sagacité de tous.
Faire appel au service des collaborateurs expérimentés de PMB Services pour la reprise de données, c’est faire le choix d’un accompagnement de qualité. Grâce à leur savoir-faire, aucune donnée n’est perdue, la pertinence des informations reprises est garantie et les erreurs sont évitées.
Pour découvrir toutes les expertises de PMB Services, cliquer ici.
